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档案信息化建设在职业院校档案管理中的应用路径

摘要：档案管理是我国职业院校管理工作的重要内容。进入信息化时代，随着信息技术的蓬勃发展和广泛应用，对职业院校档案管理工作产生了重要的影响。通过信息化转型以及信息化平台的建立，职业院校正通过信息技术逐步取代传统的档案管理方式，以提高档案管理工作的质量，助力教学、科研等方面的持续、健康、稳定发展。

关键词：职业院校；信息化建设；档案管理；应用路径

中图分类号：G270.7文献标识码：A

引言

档案管理工作是我国职业院校管理工作重要内容之一，其全面记录了职业院校从无到有，从建立之初到逐步扩大发展的点点滴滴，是职业院校方方面面建设发展的综合翔实的记录。进入信息化时代，档案管理信息化建设是学校降低管理成本的必然举措，也是时代发展的必然趋势，为提高职业院校的管理工作效率起到了积极的促进作用。

一、加强职业院校档案管理工作的重要性

档案是组织、个人、机构在社会中活动所产生的具有保存价值和应用价值的文字、音像、图表等记录，并以纸质、电子、实物等多种形式保存。职业院校肩负着为社会各行各业培养实用型高素质人才的重任。职业院校的档案记录了学校发展的历史，也详细记录了学校内部人事变动、基础设施建设等内容，对学校稳定发展和进步有着重要意义。

1.加强职业院校档案管理工作创新是新时代的要求

随着我国经济的快速发展，社会对专业化、技能化的高素质人才需求量越来越大，作为培养专业技能型人才的重要基地，职业院校的工作强度也日益增强，管理工作复杂，尤其是随着在校学生和在职员工的人数增加，档案管理工作复杂程度越来越高。因此，档案管理工作的网络化、信息化以及多样化趋势已成为当代职业院校管理工作的必然出路。信息技术在各行各业中的广泛应用已成为流行趋势，职业院校档案管理工作要紧跟时代潮流，与时俱进，不断加强创新探索，才能满足新时代对职业院校发展的要求。

2.加强职业院校档案管理工作，是学校管理工作整体进步的要求

我国职业院校档案管理工作在学校管理中占据着重要地位，其管理、保存的各类档案信息为职业院校在发展规划、人才选用等方面提供了翔实的资料信息，为学校的健康发展保驾护航。在信息化时代，职业院校要紧随时代发展的脚步，充分运用各种成熟的信息技术，应用于学校各项管理工作中。作为学校管理中的重要环节，档案管理信息化建设势在必行。

3.加强档案管理工作，是职业院校内在发展规律的必然选择

职业院校秉承“以人为本”的教学理念，为社会培养实用型技术人才，要求学校管理工作要进一步规范化、科学化，档案管理工作作为重要的管理内容，开展信息化建设是职业院校内在发展的必然选择。

二、信息化建设在职业院校档案管理工作中的重要作用

传统的档案管理主要是对纸质文档的分类、归档、保存等工作。由于职业院校的人员、设备设施以及各类基础建设等活动较多，会产生大量的纸质档案，这些档案的归类、储存需要投入大量的人员、资金。纸质档案由于材质原因，随着保存时间不断增加，会出现纸质变形、脆化等问题，容易出现破损。此外，纸质化档案的存储也较容易受到自然条件的影响，一旦存储环境欠佳，极容易在刮风下雨的天气出现受潮、损坏等问题。近年来，随着我国社会发展的需要，职业院校肩负的培养实用型技能人才的责任越发重大，学校只有通过不断扩大在校学生和教师员工人数、增加基础培训设施等来满足社会需求，带来的数据、图表、影像等资料数量庞大，单纯依靠传统档案管理模式已经无法满足职业院校档案管理工作的需求，档案管理信息化建设势在必行。

相较于传统纸质档案管理，职业院校档案信息化管理模式有着存储量大、归类分档明确、读取调档便捷等诸多优点。通过计算机、网络等信息化手段，档案管理效率大幅提高，节省了大量的人力、物力，有效降低了档案管理、维护的成本。纸质档案转化为电子档案后，经过计算机加密、设置访问权限以及设立防火墙等方式，可以确保档案信息的安全，避免了纸质档案因人为原因导致的丢失、破损以及被盗取等。因此，信息化建设在职业院校档案管理工作中起着重要作用，应受到学校管理层面的高度重视。

三、职业院校档案信息化建设的必要性

1.信息化建设是职业院校档案资源扩充的必然要求

改革开放以来，我国社会主义市场经济蓬勃发展，社会各界对实用型技能人才的需求日益增加。职业院校为了满足社会各行各业的人才需求，不断扩大招生规模，以弥补人才缺口。随着学生人数的不断增加，相应的管理的档案数量也在与日俱增。传统纸质、人工处理的档案管理模式已经无法适应新形势的需要，档案管理信息化建设已成为必然选择。

2.信息化建设是职业院校加强整体管理的必然要求

信息技术的广泛应用，是信息化时代的标志。职业院校在开展各项管理工作及教学中，采用了各种成熟的信息技术，搭建院校内部网络平台，以便于各部门之间的及时沟通。作为院校管理工作的重要组成部分，档案管理要紧