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公路建设项目电子文件“来源可靠”的实现路径分析

摘要：文章基于国家推行电子文件归档和电子档案管理的大背景，针对广西高速公路建设项目现有各业务系统形成的各类电子文件情况以及现今社会档案信息化管理的发展趋势，分析建设项目各类电子文件与所形成的电子文档的差异，探讨电子文件形成的各类路径，界定评判安全可靠的电子文件，探索确保电子档案“来源可靠”的保障措施。

关键词：公路；建设项目；电子文档；电子文件；来源可靠

中图分类号：G271文献标识码：A

据统计，广西交通投资集团旗下的全资子公司承建的高速公路建设项目，自河都高速公路开展档案信息管理以来，全面推行电子文件归档和电子档案管理。但由于系统差异性，制度滞后性，观念不一致，加上施工单位为节约成本，采用档案外包服务方式，因此，如何确保电子档案的真实性亟须研究。

《中华人民共和国档案法》明确提出，电子档案必须满足“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求。结合国家档案局立项的智慧归档课题，以大新经龙州高速公路为依托项目（下称“依托项目”），提出从电子文件形成阶段开始，通过制度、原始记录、业务系统、合法电子签章、档案管理系统等方面，设计实现电子档案“来源可靠”的保障措施。

一、电子文件的形成

1.电子文档的分析

（1）电子文档的形成

以公路建设项目中一份变更活动材料为例，说明电子文档、电子文件的差异。施工现场需要将原设计的路基变更为3～40m箱梁桥梁。该变更由施工单位提出，经监理审核，项目公司向监管单位上报变更意向，经监管单位审核后，由建设单位组织专家论证、评审后报交通运输主管部门批准。批准后再按正式变更流程报送，正式变更流程与变更意向流程相同。整个变更申请通常由以下环节组成：由施工单位测量专工现场测量，形成手工记录的纸质版测量数据，经清稿、“誊抄”到计算机系统表格，形成文档；计量合约管理人员实行单价分析，形成变更单价分析及变更可能发生的变更估算表；设计单位基于GIS+BIM实施方案优选；专业工程师拍照，获取现场实地、变更方案讨论会议等环节声像文件。这些材料在施工单位内部流转，签字、盖章，报送总监办。总监办内部经过专业监理工程师、计量监理工程师、监理处主任、副总监，签字、盖章。由建设单位向交通运输主管部门申请变更批复。施工单位填报经监理审批形成变更令，并把变更方案等材料作为变更令附件。如果涉及重大变更，则由建设单位向交通运输主管部门申请变更批复。交通运输主管部门组织专家论证，形成论证报告，最终对这份变更实行批复。走完这些流程，签字、盖章后，由施工单位组织实施。在实施前，变更材料由计算机形成电子文档，有纸质材料、声像材料、业务系统生成的GIS+BIM。纸质版材料既有手工填报的测量表格，也有电脑打印盖章的纸质材料。变更实施完毕后，又形成了质量控制检测文件、收方文件、变更结算。到此为止，这一份变更活动才算办结。从变更酝酿到变更实体完工，时间跨越可能长达一年甚至两年。项目实行电子档案管理。就此变更活动，依照标准规范文献的定义，需要讨论哪些材料属于电子文档，哪些属于电子文件，纸质版的材料如何处理。

根据计算机学科的定义，文档是特指用来存储文字、数据格式的文本信息，可以修改、增删、转换格式。可以这样理解，文档是处于电子文件最原始的草稿拟写，在没有实施发布、由接收者据此作出规范反应前的阶段，是电子数据来源可靠的源头。分析上面的案例，此份变更在报建设单位核备盖章，变更实施前所形成的材料，都属于文档。

变更活动中，采集的声像文件，扫描变更依据的图片或PDF，不能作为“草稿”记录。现场手工记录的纸质版测量数据，不属于电子设备生成。因此，这些声像、扫描、纸质记录的资料，不能归属为文档。

（2）电子文档源数据的可靠性保证

电子档案“来源可靠”，源头在文档和辅助性的手工纸质记录、声像、扫描图片等辅助性资料所形成的源数据链。因此，只有确保文档源数据的真实、齐全，才能保证电子文件及形成的电子档案“来源可靠”。本案例中文档在最后一个签章结束后，变更实施前的各种源数据，包括纸质版的测量记录表、声像、扫描等材料，在约定保管期限内，如项目竣工前，必须归档、保管，才能保证文档数据来源可靠。

2.电子文件的分析

（1）电子文件的界定

学界对电子文件有不同的定义。比较定型的如（GB/T18894—2016）的定义：电子文件指通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。S16949/ISO对电子文件的定义：以文字或图示描述管理内容或业务内容、通过规定程序由有权人员签署发布、要求接收者据此作出规范反应的电子文档或纸质文档。其他标准、规范对电子文件的定义也往往侧重于某一目的而自我定义。比较这些权威的、标准规范对电子文件的定义，以本文的案例，需要回答如下问题：一是从电子文档转变为电子