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关于档案管理信息化建设若干问题的思考

摘要：在快速发展的信息时代，信息化建设对于企事业单位的档案管理工作变得越发重要。提高管理效率、保障档案安全、适应社会发展需求，信息化建设为企事业单位档案管理带来了巨大的改变和机遇。文章分析了企事业单位档案管理信息化建设的现状，并根据企事业单位档案管理信息化建设的原则，探讨了档案管理信息化建设的主要措施。

关键词：档案管理；信息化建设；若干问题

中图分类号：G271文献标识码：A

信息化建设在提高管理效率、保障档案安全、适应社会发展需求方面具有重要意义。因此，企事业单位应继续加大信息化建设的投入和推广力度，在这个过程中，政府、企业和社会各界应共同努力，以创新为动力，不断探索信息化建设的新模式，为我国信息化建设贡献智慧和力量。

一、企事业单位档案管理信息化建设的现状

1.传统档案管理方式的局限性

传统档案管理方式在企事业单位中存在许多局限性。首先，传统的纸质档案管理方式耗时耗力，管理和维护需要大量的人力、物力。由于纸质档案需要手工整理、分类和存放，档案工作人员需要花费大量时间和精力，容易产生繁重的劳动量和人力资源浪费。另外，纸质档案的传递和查找也存在困难，当需要查找某份档案时，需要浏览大量的文件和卷宗，工作效率低下，影响企事业单位的运营效率。此外，纸质档案的保存和保护也具有一定的风险，易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，造成档案的丢失或损坏，给企事业单位的工作和发展带来潜在的风险。

2.信息化建设的发展历程

随着我国社会经济的快速发展，企事业单位作为我国重要的事业主体，其档案管理信息化建设日益受到广泛关注。从20世纪末开始，我国企事业单位档案管理信息化建设经历了从无到有、从单一到综合以及从局部到全局的发展过程。当前，企事业单位档案管理信息化建设已经取得了一定成果，但仍然存在一些问题和挑战。在信息化建设的发展历程中，最先开展的是基础硬件设备设施的建设，包括计算机、扫描仪、数码相机等设备的采购以及档案室信息化环境的营造。在此基础上，逐步推进档案管理软件的研发和应用，实现了档案的数字化、网络化和智能化管理。同时，各地企事业单位还积极开展档案管理信息化试点工作，以点带面，推动整体档案管理水平的提高。

3.存在的主要问题及原因分析

在企事业单位档案管理信息化建设中，存在着一些主要问题。

第一，信息化建设的进展速度相对缓慢，跟不上社会发展的步伐。主要是因为在信息化建设过程中，存在着资金投入不足、技术进步缓慢等问题。大部分企事业单位仍然将资金主要用于日常运营和项目开展，对于信息化建设投入的比例较低，导致信息化建设进展有限。同时，由于技术水平不够成熟，信息技术的开发和应用缺乏创新，无法满足企事业单位档案管理的特殊需求。

第二，人员培训和管理不到位。信息技术的应用需要有一支具备相关专业知识和技能的队伍来实施和管理。但是在实际情况中，很多企事业单位档案管理人员的信息化素养较低，缺乏相关的技能和知识。另外，企事业单位对于人员培训和持续教育的重视程度不足，没有形成长效的机制来提高管理人员的信息化水平。导致信息技术在企事业单位档案管理中的应用受到了限制。

第三，信息安全和隐私保护的不足。随着信息化建设的推进，企事业单位档案管理中的大量信息逐渐被数字化存储和传输，导致信息安全和隐私保护存在风险。很多企事业单位在信息安全方面意识不够，缺乏相应的安全技术和措施。例如，缺乏足够的加密和安全存储方式，易受到黑客攻击和信息被泄露的风险。此外，一些企事业单位对于信息安全、隐私保护政策及法规意识不强，对于信息被泄露和滥用缺乏有效的预防和处理措施。

第四，管理机制和流程不完善。信息化建设需要建立相应的管理机制和流程，以确保档案管理的规范性和高效性。然而，在一些企事业单位中，缺乏相应的管理制度和流程，导致档案管理的混乱和低效。例如，没有建立完善的档案分类、归档和检索系统，导致档案管理混乱和困难。同时，缺乏信息共享机制，导致信息孤岛问题，阻碍了不同企事业单位之间的合作和资源共享。

二、企事业单位档案管理信息化建设的原则

首先，确保档案的真实性和完整性。在信息化建设过程中，应保证档案信息的原始性和准确性，防止信息被篡改和丢失；其次，注重对用户隐私的保护。在档案管理信息系统的设计和运行中，应充分考虑用户隐私保护的需求，采取相应的措施保护用户的个人隐私信息；再次，实现档案资源的共享与互通。建立开放的档案查询和交流平台，促进档案管理单位或部门之间的合作与交流，共同推动档案管理信息化建设的进步；最后，加强信息安全管理。加强系统的安全性和稳定性保障，在数据传输、存储和交换过程中采取相应的安全措施，保护档案信息的安全和完整。

三、档案管理信息化建设的主要措施

1.档案数字化

信息化建设是当前社会发展的必然趋势，对于档案管理领域而言，信息化建设的主要内