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规范政府采购项目档案管理实务探究

摘要：我国每年都要完成金额高达数万亿的政府采购项目，政府采购工作极大地提高了财政资金的利用效率，获取优质商品。随着政府采购规模的扩大、采购领域的拓展，也产生了大量有价值的采购项目档案，相关档案管理领域还存在一些不规范、不科学的问题。《中华人民共和国档案法实施条例》自2024年3月1日起施行，对档案工作，特别是档案工作的信息化建设提出了新的要求，政府采购项目档案管理的信息化、数字化建设已是大势所趋，如何结合工作实际，切实采取有效措施，不断规范政府采购项目档案管理是我们面临的一个重要课题。本文从真实性、完整性、规范性、必威体育官网网址性和现实性等五个方面分析了政府采购项目档案的具体特征，进一步探讨了政府采购档案规范化管理在研究政府采购规律、服务社会发展、廉政警示教育等方面发挥着重要作用；从档案收集、分类、整理和机制建设四个方面提出规范政府采购项目档案规范管理具体操作建议，对提升档案管理规范化、科学化具有积极的现实意义。

关键词：政府采购；档案管理；规范化

概述

政府采购是指各级机关、事业单位及团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内或采购限额标准以上的货物、工程、服务等。据财政部统计，2022年全国政府采购规模为34993.1亿元，占全国财政支出和GDP比重分别为9.4%和2.9%。政府采购项目多、金额大，为进一步规范政府采购行为、提高资金使用效益，维护公共利益和采购当事人的合法权益，国家专门制定《政府采购法》，详细规定政府采购当事人、方式、程序、合同及监督检查等内容。在政府采购过程中，产生大量具有查考、利用、保存价值的文字、图表、声像等形式档案资料。这些档案资料详细记录政府采购的全过程。通过政府采购档案信息分析，能够全面了解政府采购规模、行业种类、价格特点等，在维护政府采购各方当事人合法权益，促进廉政建设等方面发挥着积极作用。

1规范政府采购项目档案管理主要特点

1.1真实性

政府采购项目档案记录的是政府采购活动的真实情况，反映采购过程的每个环节。按照“谁采购、谁负责”原则，政府采购项目档案主要由采购人、采购代理机构具体负责，并接受同级财政部门监督指导，包括政府采购预算文件、政府采购计划、政府采购意向资料，采购公告、采购现场考察资料等，是政府采购活动过程中形成的具有利用、保存价值的各种文字、图表、声像等形式的档案资料。可见，无论从档案形成过程还是档案内容本身，政府采购项目档案都具有其真实性特征。即一方面，政府采购档案包括政府采购资料收集、整理、编目、利用、销毁等每个环节；另一方面，政府采购档案内容能够反映并记录政府采购历史全貌。

1.2完整性

政府采购是一项专业性较强的工作，从编制政府采购计划、招标文件、拟制中标合同、出具验收报告、异议处置等，涵盖了政府采购的各个环节，一套完整的政府采购档案，应当包括在各个环节中产生的所有具有保存价值的文件资料。如采购依据文件资料、采购文件资料、开标文件资料、评审文件资料、中标（成交）文件资料、合同文件资料、履约验收文件资料、质疑投诉文件资料及其他资料，等等。以质疑投诉文件资料为例，又包括质疑资料、处理过程记录及答复资料等。

1.3规范性

按照国家法律法规和政策要求进行归档和管理。政府采购项目档案属于我国档案重要组成部分，收集、整理、编号、数字化等，都应严格执行《档案法》《档案法实施条例》《电子档案移交与接收办法》等法律法规、规范性文件以及《档案分类标引规则》《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家标准和档案行业标准。因此，政府采购项目档案具有较强的规范性，无论是收集、整理还是查询、检索、利用都有相应的规范标准和要求做为指引，有效保障了档案工作的规范性。

1.4必威体育官网网址性

政府采购项目档案包含着涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件资料。因此，具有较强的必威体育官网网址性。从内容看，政府采购项目档案涉及企业商品的规格、型号、技术工艺，尤其是中标价格等属于商业秘密。另外，有的政府采购项目属于政府邀约行为，必威体育官网网址要求高，一旦泄露就可能造成不同程度的损失。因此，政府采购项目档案具有必威体育官网网址性。

2规范政府采购项目档案管理现实意义

2.1采购工作的依据

做好政府采购项目档案管理工作，能够进一步规范政府采购工作及管理。以评审档案管理为例，收集评审小组名单、评审专家签到表、评审工作纪律规定、评审报告及相关资料等，为新一年或类似政府采购项目评审专家的聘请、管理提供指导。政府采购项目档案具有很强的现实应用价值。首先，通过政府采购项目档案信息数据分析，了解同类采购项目的中标价格，为新的采购工作设定预算价格提供参考；进一步了解企业历史中标情况，方便政府采购主体做出选择，提升政府采购效率。

政府采购使用的是政府财政预算资金，每一个政府采购项目最终都要接受政府相关部门的监督和审计，根据政府