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档案管理制度细则

档案是一个组织或个人活动的历史记录和信息载体，是重要的

知识资源和历史遗产。如何管理好档案，成为不少企事业单位、

政府部门和学术机构的重要课题。档案管理制度作为档案管理的

基础性制度，对确保档案管理工作的效率和规范化具有重要的意

义。本文将从档案管理制度的建立、档案管理的目标、组织架构、

业务流程和安全防范等方面进行探讨。

一、档案管理制度的建立

档案管理制度是指为规范档案管理工作所制定的一系列规章制

度、操作规程和标准。它是档案管理的基础性制度，也是档案管

理的重要保障。档案管理制度的建立需要参照《档案法》、《档

案管理规定》等法律和法规，结合实际情况，制定符合本部门、

本单位实际情况的档案管理制度。

1.领导重视：档案管理制度是领导重视档案工作的重要表现。

各级领导应该明确档案管理的重要性，加强对档案管理制度建设

的指导和监督。领导在档案管理制度制定中要发挥主导作用，要

给予足够的关注和支持，要保证制度的可行性和实施性。

2.参照法律法规：档案管理制度的制定要参照各级档案管理部

门和上级法律法规的要求和规定，必须做到符合要求、完整详实、

可行可操作。

3.员工参与：档案管理制度的建立不仅要靠领导的关注和支持，

也要吸收基层员工的意见和建议。其次在制度贯彻过程中，应该

强调员工参与，使制度执行更加规范化和高效率。

二、档案管理的目标

档案管理主要是为了保证档案安全、便于查询和应用，为业务

和科研工作提供准确、全面、可靠的历史信息，同时维护组织隐

私和知识产权，维护公共利益。

1.档案安全：档案安全是档案管理的首要任务，不仅包括档案

的物理安全，还包括档案信息的安全。如何保证档案的安全是档

案管理中的一项重要工作，需要严格的操作规范和安全措施。

2.档案查询和应用：档案管理的另一个目标是让档案具有便于

查询和应用的特性。档案管理人员应当制定合理的查询制度，以

便用户可以在适当的条件下查询到有用的信息。

3.维护组织隐私和知识产权：档案管理责任人要切实维护组织

隐私和知识产权，使组织隐私和知识产权得到严格保护。

4.维护公共利益：档案管理责任人还要切实维护公共利益，让

档案对人民的生产、生活、科研等方面起到明显的推动作用。

三、组织架构

组织架构是档案管理工作的基础，合理的组织架构可以确保档

案管理工作有效开展。档案管理组织架构应该包括主管领导、档

案管理人员、编码员和出纳等人员。

1.主管领导：主管领导是档案管理的核心力量，应当制定档案

管理的战略计划和目标，负责档案管理的绩效评估和监管。

2.档案管理人员：档案管理人员是档案管理结构的基础，应当

拥有较高的商业、法律、档案管理和技术水平，需要具有良好的

沟通和团队合作能力，可以通过各种方式协调解决相关问题。

3.编码员：编码员是档案管理工作中很关键的一个环节，通过

对档案信息的分类、存储和查询等方面进行编码，更好地促进档

案的查询和应用。

4.出纳：出纳负责档案管理工作中的资金方面工作，支持档案

管理人员的办公设备和管理的资金投入和维护，确保档案管理工

作得到长远稳定的发展。

四、业务流程

业务流程是档案管理工作得以实现的关键性工作，良好的业务

流程可以提高档案管理的工作效率和规范性，为档案管理工作打

下坚实的基础。

1.档案采集：档案采集是档案管理工作的第一个环节，它涉及

档案的获取、归档和保管等方面的工作。档案管理人员应该根据

具体情况，有条不紊地完成档案采集工作。

2.文件审核：文件审核包括档案的审查、修缮、分类、存储和

文件标识等方面的工作。档案审核工作的目的是确保档案信息的

准确性和完整性，为后续档案管理工作提供坚实的基础。

3.档案管理：档案管理工作关键环节是档案查询和应用工作，

档案管理人员应当根据具体情况尽力确保档案的查询和应用方便

快捷。

4.资金管理：资金管理工作涉及到档案管理的投入和赞助等方

面的工作。出纳应当根据具体情况组织和管理档案管理工作所需

的资金，确保档案管理工作顺畅进行。

五、安全防范

档案管理的安全防范是档案管理的一项重要内容，对于档案的

安全保障和避免各种安全风险起着关键性作用。档案管理人员需

要意识到安全防范工作的重要性，采取一系列有效措施确保档案

的安全。

1.档案房安全：档案房安全需要保证安全门、防火墙、报警器、