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新时期“四性”检测标准下电子档案安全化管理路径探究

摘要：随着社会的不断发展与现代科学技术在档案行业的广泛应用，档案事业由过去以纸质文件存储、以手动查询利用为主的库房时代转变为以电子档案管理利用、开发共享为主的信息化时代，但随之也带来了比纸质档案更加复杂的安全问题，在新形势发展背景下如若安全性得不到保障，将导致档案受到不可逆的篡改与损毁。本文以新时期“四性”检测标准下电子档案安全化管理路径探究为题，围绕意识建设、基础要素建设、管理体系建设、信息化建设等方面对电子档案安全管理提出可行性措施，为相关部门单位提供决策参考。

关键词：“四性”检测标准；电子档案；安全化管理

随着各行各业无纸化办公环境与“互联网+”的发展模式，信息技术的应用为档案事业未来发展创造了新的方向，档案数字化转型已成为大势所趋。新时期电子档案的普及虽然为管理人员及社会广大用户带来了极大便利，但是在电子档案数量激增、使用广泛的情况下，体系构架、技术应用等方面也逐渐暴露出安全防护的漏洞及不足，这就需要档案管理部门紧握发展机遇，对出现的问题强化研究力度、寻求解决方案，进而提升档案文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

1“四性”检测标准下电子档案安全化管理综述

新《中华人民共和国档案法》中明确规定，“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。在顶层设计层面为电子档案“单套制”“单轨制”管理模式提供了根本遵循，也为保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性指明了发展方向。

1.1电子档案“四性”的内涵实质

真实性是值得电子档案的内容、逻辑架构及背景与当前的实际情况保持一致，作为档案最为原始的记录形式，全面反映了社会各项活动的历史面貌，也是彰显电子档案价值最为关键的基础，其检测大多分为来源真实性检测（电子文件包含的数字摘要、电子签名、数字签章等技术有效性的验证）、内容真实性检测（电子档案内容数据电子属性的一致性检测）、元数据与内容关联一致性检测（利用计算机技术，根据文件存储路径检测数据是否存在）、元数据与内容关联一致性检测（电子文件、电子档案内容数据和目录数据的关联情况）。完整性是评估档案工作价值及法律效力的主要手段，具体检测包括数据总量、内容完整性、信息包完整性的检测。可用性是通过内容数据可读性、软硬件环境合理性的安定，确保电子档案可以被检索、呈现以及理解，是保证电子档案具有价值的主要基础，包括元数据、信息包的可用性检测。安全性检测主要目的是否存在安全性缺陷，包括过程、信息包病毒、系统和保管环境的检测。

1.2电子档案安全管理的特性及发展现状

电子档案特性有三方面，一是存储性，主要以光盘、磁盘为载体，将大量档案资源整合存储，实现了办公时间的释放，也降低了纸质档案损毁的风险，节约大量管理成本。二是灵活性，电子档案的收集整理、查询利用、存储共享等流程都可在电脑上进行，还可通过存储不同的载体实现数据的转移、备份，实现高效管理。三是安全性，电子档案在载体存储过程中存在着兼容性问题，需要在安全性的前提下进行存储介质与管理系统的升级，以便于长期存储。随着信息技术在档案事业中的广泛应用，电子档案的概念得到普及，但是由于积累经验不足，整体层面仍存在滞后性，主要体现在管理理念欠缺，管理体系不足，信息化技术应用较少等。在宏观上，电子档案需要依靠硬盘、存储器、云盘等相应载体及平台，由于硬件设备极易受环境的影响，导致海量档案数据安全风险提升。在微观上，电子档案信息通过网络传输，难免会因为病毒、黑客、非法入侵等因素对档案的安全性造成威胁，这就需要全方位应用防火墙、杀毒软件等技术，最大程度地保障安全[1]。

2“四性”检测标准下电子档案安全化管理现存的问题

档案信息记录大量单位、個人的资料，甚至具有私密性，对于国家安全、社会发展、个人权益至关重要，电子档案为管理人员及社会公众带来快捷方便的服务，但是随之也由于各方面因素带来了较大的安全问题，需要相关负责人员高度重视，加以防备。

2.1安全防范意识薄弱

一是重视程度不够。目前部分单位领导及管理人员没有将安全工作摆在重要位置，认为档案仅仅是将多方文件进行集中整合存放即可，抱有侥幸心理，档案法制观念淡薄，没有将工作重心由档案的整理转变至安全保障，使得“重建设、重管理、轻安全”的问题较为严重，对于电子档案的精细化管理、规范化开发、科学化应用的认知不足，对工作中可能遇到的风险隐患没有预判，缺少安全预案，面对突发紧急情况解决能力较差，使得电子档案安全工作长期处于较低水平[2]。二是创新意识薄弱。目前大多档案人员仍在与纸质档案打交道，尚未完成信息化转型，使得纸质档案由于风化、虫蛀、潮湿、水涝等自然因素以及撕裂、丢失等人为因素造成不可逆的损失，进而影响后期档案数字化加工工作，对档案数据库的完整性和真实性也造成一定影响。

2.2