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信息化背景下工程档案信息化管理现状、问题及优化策略研究

摘要：本文从工程档案信息化管理现状出发，查摆存在档案资源建设不足、规范化程度不高、利用体系不健全、安全体系漏洞较多等问题。对标数字中国建设要求，工程档案信息化建设需要从加强档案信息资源建设、发挥新技术支撑作用、加强数据分析与利用、防范化解安全风险等方面努力。

关键词：工程档案；信息化；优化策略

信息化转型升级是新发展阶段工程部门全面融入数字中国战略、加快建设现代化企业建设的具体行动，是撬动企业经营领域改革战略的重要抓手，也是现代企业竞争力的重大标志性成果[1]。因此，必须深入分析工程档案信息化建设管理的现状，分析其存在的原因，深挖问题根源，对症施策，以信息化转型推动企业发展。

1信息化背景下工程档案信息化管理现状

在新技术环境下，工程档案信息化呈现新的特点，为转型升级指明了方向。

1.1从双套制向单套制转变

电子档案单套制改革正在推行，有的工程施工单位基于工作效率的考量正逐步施行电子档案单套制，即以电子档案为唯一归档方式，将确有必要的纸质原件以电子档案附件形式归档的管理模式[2]。部分地方政府依托《电子档案单套管理一般要求》，制定相关的标准已逐步推行。如福建省制定《工程建设项目电子文件归档一体化管理技术要求》提出项目电子文件处理、归档、管理的技术要求以及归档格式、数据包结构和元数据规范，为工程建设项目电子文件单套归档与管理提供可复制推广的技术方案。

1.2从静态向动态转变

档案信息资源逐步从“幕后”走向“前台”。以档案信息为核心，利用云计算和大数据的力量实现创新应用，推动工程部门更好地运用数据，构建以数据为导向的全新档案数据生态范畴，更好地释放档案潜在价值。工程档案作为新型生产要素，成为推动建设项目高质量发展的新引擎。依托大数据技术，能够实现对数据实时获取与分析，工程建设可以凭借数据分析灵活调整措施。大数据技术应用使工程建设的准确性增加，基于对实时数据的获取与处理，在问题产生时快速响应，减少损失的发生。传统工程建设由于档案信息获取存在滞后性等方面的问题，导致缺乏前瞻性的预测，新技术的应用则实现了从传统经验治理向着数据精准治理的转变[3]。

1.3从单一向共享转变

数据管理正从单一数据中心管理转为跨域的共享与协同管理，档案功能进一步拓展。档案利用的“玻璃墙”被打破，共享制度的建立重塑信息管理流程，存在于各部门、各系统之间的“信息孤岛”、数据烟囱、重复建设等问题得以解决。有的工程企业采用通过物理集中和逻辑集中的方式，搭建共享交换平台，将档案数据与企业管理数据融合，在不改变档案数据归属权的前提下，提供和使用过程要可追溯，解决纠纷，明确责任，解决数据提供部门的后顾之忧。

1.4从分散向协同转变

长期以来，工程档案主要服务于企业内部，档案社会属性未能充分发挥。随着计算机、互联网、大数据等技术手段的快速发展，全社会档案使用意识的提高，工程部门必须向社会全方面提供档案信息，满足公众的实时档案使用需求。工程档案信息化建设打破限制，扩大档案共享的范围，基于互联网构建安全、可靠、高效的档案共享环境，满足全社会对工程档案信息的使用需求[4]。工程部门与综合档案部门合作开展城市记忆工程，将工程建设的进度等向公众展示，既提升工程建设的认知度，也起到良好宣传效果。

2信息化背景下工程档案信息化管理存在的问题

2.1档案资源建设不足

工程档案的多样性、复杂性特点造成信息资源收集的困难，主要表现在：一是收集范围狭窄。对文书、会计、勘测、施工、监理等重视程度高，对影像、自媒体等新介质档案重视力度不够，未能及时调整数据归档范围，“三合一”制度体系未能有效建立起来。二是归档不系统。工程档案具有成套性特点，参建单位往往比较重视工程建设的进度、质量、资金等问题，不重视日常档案数据的收集归档，待到工程要竣工验收时，突击进行归档整理，造成大量数据的不齐全、不系统，使工程档案的成套性、准确性、真实性得不到保障，影响了日后查考和利用。

2.2档案规范化程度不高

《建筑项目档案管理规范》对电子档案和数字化做出了明确规定，但在实践中仍然存在着标准化规范化缺失的问题，主要表现在：一是电子档案管理系统功能不齐全。系统权限控制和安全备份功能缺失，有的权限开放度过高，无法实现档案利用分类和安全分级管理。检索功能较为单一，档案查询系统性不强，模糊查询能力落后，档案利用效率较低。工程电子文件归档保存的文件格式不符合电子档案长期保存的格式要求，有些文件没有元数据，导致数据无法使用。二是档案数字化标准较低。档案扫描、图像处理与存储、目录建库未能按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）进行加工，数据分辨率过低、目录不齐全，整体数字化质量不高。

2.3档案利用体系不健全

工程档案利用机制缺失、开发利用不足，资源价