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XXX小学心理咨询室档案管理制度

第一章总则

为加强XXX小学心理咨询室的档案管理，保障心理咨询档案的安全性、完整性和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国心理咨询师法》及相关法律法规，特制定本制度。心理咨询档案是记录学生心理状态、咨询过程、咨询结果及相关资料的重要文件，旨在为学校心理健康工作提供重要依据，推动学生心理健康教育的实施。

第二章适用范围

本制度适用于XXX小学所有心理咨询室的档案管理工作，涉及心理咨询师、咨询对象及相关人员。所有参与心理咨询的教师、学生及其家长均应遵守本制度。

第三章档案管理任务

心理咨询室的档案管理任务包括：

1.档案的收集与整理：及时收集学生心理咨询相关资料，包括咨询记录、评估报告、家长反馈等，并进行系统整理。

2.档案的保管：确保档案安全存储，防止丢失、损坏和泄露。

3.档案的查阅与借用：规范档案查阅和借用流程，确保信息的必威体育官网网址性和合法性。

4.档案的转递：在需要时，合理转递档案，确保信息准确无误。

第四章档案的收集和归档

4.1收集

心理咨询档案的收集应包括以下材料：

1.学生基本信息：包括姓名、性别、年级、班级、联系方式等。

2.心理咨询记录：详细记录每次咨询的时间、地点、咨询师、咨询内容及咨询结果。

3.评估报告：包括心理评估工具的使用结果及分析报告。

4.家长反馈：记录家长对咨询过程及结果的反馈信息。

5.相关证据材料：如医生诊断书、学校教师意见等。

4.2归档

收集的档案材料应及时归档，归档的要求如下：

1.归档分类：根据咨询对象、咨询师及咨询主题进行分类整理，确保档案清晰明了。

2.材料完整性：归档材料应保证字迹清晰、内容完整，缺失材料需及时补充。

3.登记备案：每份档案应进行编号登记，确保可追溯性。

第五章档案的保管

5.1保管责任

心理咨询室应指定专人负责档案的保管工作，确保档案的完整性与安全性。

5.2存储要求

1.存储地点：档案应存放于专用档案柜内，档案柜需具备防火、防潮、防盗等安全设施。

2.定期检查：每学期应对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性与安全性。

5.3交接手续

档案的交接需填写交接清单，由交接双方签字确认，并记录交接日期。

第六章档案的查阅和借用

6.1查阅流程

1.申请查阅：需查阅档案的人员应向心理咨询室提交书面申请，说明查阅目的。

2.批准程序：心理咨询室负责人审核申请后，决定是否批准，并记录在案。

6.2借用规定

1.借用申请：外单位人员需借用档案时，须提供相关证明材料，并经心理咨询室负责人批准。

2.借用登记：借用档案时需填写借用登记表，明确借用人、借用日期及归还日期。

6.3必威体育官网网址要求

所有查阅和借用档案的人员需遵守必威体育官网网址协议，严禁对档案进行涂改、拆换、复制等行为。

第七章档案的转递

7.1转递流程

档案转递应按照以下流程进行：

1.转递申请：需转递档案的人员应提前向心理咨询室提出申请，并说明转递原因。

2.审批流程：心理咨询室负责人审核后决定是否批准，并记录在案。

3.转递材料：转递档案时需填写转递通知单，确保信息准确。

7.2转递方式

档案应通过机要途径进行转递，禁止个人随意携带。转递后，接收单位应及时核对档案的完整性，并办理回执。

第八章监督与评估机制

8.1监督机制

心理咨询室应定期对档案管理工作进行监督，确保制度的落实。监督内容包括档案的收集、整理、保管、查阅与借用等。

8.2评估机制

1.定期评估：每学期对档案管理工作进行总结与评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.反馈机制：鼓励相关人员对档案管理工作提出意见和建议，以不断完善管理制度。

附则

本制度由XXX小学心理咨询室负责解释，自颁布之日起实施。制度的修订应根据实际情况及相关法律法规的变化进行，确保制度的时效性和适用性。

通过以上制度设计，XXX小学心理咨询室的档案管理将得到有效规范，从而为学生的心理健康服务提供坚实的基础。希望各位教职员工共同遵守与落实，为创建良好的心理健康环境而努力。