6S精细化管理在医院档案管理中的运用分析.docx

6S精细化管理在医院档案管理中的运用分析

摘要：本次研究时间为期1年，自2022年9月至2023年8月，其中2022年9月至2023年2月未实施6S管理，为管理前期；2023年3月至2023年8月实施6S精细化管理，为管理后期。比较了管理前后档案室工作用时、档案完整度、工作质量以及档案破损、缺失、利用情况的差异性。实施6S管理后，档案室归档、获取档案用时均有提高，较管理前短档案的完整性较高，管理前后对比，有显著差异；管理后档案室工作质量各项评分均高于管理前，P＜0.05；管理后的档案破损、缺失情况减少，档案利用率明显升高，P＜0.05。因此，在档案室管理中实施6S精细化管理可提升整体工作质量，减少不良事件的发生，提高档案利用率。

关键词：6S精细化管理；医院档案管理；工作质量

随着现代医院的发展，档案管理在医院管理中的重要性愈发突出。医院档案管理涉及患者信息的收集、存储和利用，对于医疗质量的评估、医疗风险的控制和科学决策具有至关重要的作用。传统的医院档案管理方式存在许多不足之处，如档案分布混乱、信息不完整以及操作烦琐等问题，严重影响了档案管理的效率和质量。为了解决这些问题，许多医院开始引入6S精细化管理方法，以提高医院档案管理的效率和质量。6S精细化管理是一种源自日本的管理方法，通过对工作开展整理、整顿、清洁、清扫、安全等方面的管理，达到提高工作效率、减少浪费和提供更好服务的目的。本次研究旨在分析6S精细化管理在医院档案管理中的应用，探讨其效果。重点分析6S精细化管理在医院档案管理中的具体应用。通过比较传统管理方式和6S精细化管理方式下的档案管理效果，评估其对医院档案管理的改善作用。

一、资料与方法

1.一般资料

本次研究时间为2022年9月至2023年8月，依据开展6S精细化管理时间划分，2022年9月至2023年2月未实施6S管理，2023年3月至2023年8月实施6S精细化管理，以本时间段的10名档案室员工及管理前后200份档案为研究对象，档案室员工中男性3名，女性7名，年龄介于31～45岁之间，均龄值38.02±1.28岁。在本次研究期间，无员工调离或离职情况发生。

2.方法

（1）整理（Seiri）。医院档案的文件数量庞大，种类多，需要制定整理标准和规范，明确每一类文件的整理要求和方式。比如可以根据文件的类型、时间等分类整理，确定每个类别文件的保管期限和归档位置。根据制定的整理标准和规范，分类整理医院档案室的文件。可以根据病历号、患者姓名、科室以及时间等因素分类，确保档案的有序排列。同时，定期检查已归档的文件，确认文件的正确性和完整性。制定整理流程和工作制度，明确每个岗位的职责和工作流程。按照流程和制度开展工作，确保整理工作的高效和规范。此外，还要开展员工培训，增强员工的整理技能和质量意识。医院档案室的文件种类繁多，需要使用适当的整理工具和设备设施来整理。比如可以使用编号标签、文件夹、文件柜等工具来编号、分类和储存文件，确保文件的易查找和方便管理。定期整理检查和维护医院档案室，确保文件的秩序和完整性。可以制订整理检查计划，检查每个类别的文件，排除错误和遗漏，并及时调整和修正，保证档案的准确性和可靠性。

（2）整顿（Seiton）。按照流程和标准建立档案室的工作流程和标准操作规程，确保每个环节都按照规定操作，防止遗漏和错误。根据文件的类别和使用频率，合理设置档案柜和存储设备设施的布局，确保档案的易于存取和查阅。编号每个档案柜，并制定详细的存放位置和取放记录。针对不同的文件分类，用清晰易懂的标识分类标记，便于工作人员快速找到所需文件。可以使用颜色标签、标签纸等工具，使分类标识一目了然。制订档案整顿工作培训计划，定期培训相关人员，提高他们的档案管理知识和技能。同时，加强员工的维护意识培养，激励员工主动参与和负责档案管理工作。

（3）清扫（Seiso）。医院档案室要制定清扫标准，明确清扫的具体内容和要求，并根据实际情况确定清扫的频率，确保档案室的清洁度和整洁度。明确清扫的责任和分工，确定清扫负责人和清扫人员，明确各人的职责和任务，确保每个人都有责任感和使命感，积极投入到清扫工作中。配备适当的清洁工具和材料，如扫帚、拖把以及清洁剂等，确保清扫工作顺利开展，保障清洁效果。建立清扫记录，记录每次清扫的时间、人员以及内容等信息，以便追溯和查看。同时，定期评估清扫工作，及时发现问题和不足，并采取相应措施改进。

（4）清洁（Seiketsu）。对医院档案室管理工作人员开展清洁培训，增强其清洁工作的技能和意识。鼓励员工主动参与清洁工作，并积极倡导保持整洁的工作環境。建立清洁工作的监督和考核机制，定期开展内部和外部检查。对于存在的问题和不足，及时采取纠正措施，并奖励和激励表现优秀的人员。定期开展清洁效果评估，收集工作人员和用户的反馈意见，