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大数据背景下高校图书馆档案管理对策研究

摘要：高校图书馆担负着收集信息、管理档案的重要职责，可为高校管理与发展提供可靠的信息支持。在大数据时代背景下，大数据技术为档案管理工作的创新开展提供了技术支撑，高校图书馆应顺应时代发展趋势及时更新与优化现有档案管理的模式及方法，健全档案管理设备设施及制度，从而加快档案管理工作的数字化转型。基于此，文章以大数据时代为背景，分析了大数据对高校图书馆档案管理的积极影响，梳理了高校图书馆档案管理现状，并以问题为指引，针对性提出了优化档案管理工作的可行性对策，旨在迎合大数据时代，驱动高校图书馆档案管理工作向数字化、高效化的方向发展。

关键词：大数据时代；高校图书馆；档案管理

中图分类号：G251文献标识码：A

大数据时代的来临，加快了高校图书馆档案管理模式的更新与优化，促进了档案管理工作的数字化、网络化发展，为档案管理工作高质效推进产生了有力驱动。各大高校应主动将现代化信息技术手段融合应用于图书馆档案管理过程，积极推进信息化建设工作，利用专业化设备设施以及先进的档案管理信息系统，实现数据信息的快速归集、精准统计与高效利用，有效整合各类档案资源，深入挖掘档案信息资源的可利用价值，为高校档案管理工作顺畅、安全、科学开展奠定基础，从而充分发挥档案资料在高校教学管理及经营发展决策中的价值。

一、大数据对高校图书馆档案管理的积极影响

1.优化档案管理流程，提高档案管理效率

高校图书馆档案管理中引入大数据技术，可以简化原本烦琐的档案管理流程，通过剔除冗余环节、合并重复性程序，增强档案管理流程的简洁性，保障档案信息资源汇总、传送与利用过程的高效性。面对社会环境的不断创新发展，信息资源逐步呈现出数字化发展趋势，原本以纸张为载体的阅读模式逐步向数字化阅读方式转型，为高校图书馆档案资料的电子化转变提供了指引。在高校图书馆数字化发展过程中，会重新调配档案资源，更新档案检索方式，可以转变由人工翻找纸质档案的传统模式，能够减少档案检索的时间成本，提高档案查找与利用的效率。档案管理人员还可以依托现代化信息技术手段创建档案信息化管理系统，在线完成档案录入、整理、归档、检索和利用各个流程，或依托大数据统计分析方法快捷分析数据关联及规律，通过档案资料在线管理提高档案管理效率，从而释放档案管理人员的时间及精力，为档案服务质量优化提供更多支持。

2.整合信息资源，实现智能化管理

档案信息资源是档案管理的基础，而信息的有效整合可以促进档案文件价值的最大化。高校图书馆依托大数据技术构建档案信息化管理系统之后，可以结合学校、教职工及学生的实际需求，开展档案信息资源的分析与整合，可以在现代化信息技术手段支持下，科学归类档案文件，提取具有关联性的信息资源，并汇总到一起，以此获取更加完善且具有较高价值的信息资源，使档案信息处理过程变得更加科学与智能。对于高校图书馆的档案管理工作而言，高效汇总、安全存储档案资料，快捷提取、快速传送档案信息是重中之重。应用大数据之后，高校可以运用更加安全、高效的技术手段提高信息采集效率，保障信息存储的安全性。同时，也可以在线快捷完成信息传送，突破时空限制管理与利用档案信息资源，推动高校图书馆档案管理工作的智能化、低能耗开展。

二、大数据背景下高校图书馆档案管理现状

1.缺乏可靠的信息共享机制，档案信息共享尚未实现

共享信息是高校图书馆档案管理的主要发展趋势，以往所采用的共享模式有文献传递、馆际互借等。然而，由于高校图书馆未能构建完善化、科学性的档案共享机制，限制了档案信息的共享共建，削弱了档案信息资源的利用价值。一方面，高校图书馆未能搭建规范化的档案管理应用平台，也没有出台明确的档案信息资源共享要求及标准，无法为档案信息全面共享提供清晰的依据；另一方面，高校图书馆尚未制定与推行标准化共享制度，主要是由于未能深入认识档案信息共享价值及意义所致，因而没有为共享制度建设提供充足的支持，未能严谨、认真签署共享信息相关协议。此外，高校图书馆没有推行分级管理机制，未能根据档案数据库权限分配档案管理工作任务，由于一些部门涉及一些机密性档案信息，使该部门的非机密性文件也未得到及时、有效共享。

2.重视档案数据存档，忽视数据采集管控

对于高校图书馆而言，需要收集与存储的档案数据信息较多，按照档案信息类型的不同，可将档案划分为业务、设备设施、财务、人事以及声像等多种类别。在高校图书馆开展档案管理工作中，一直将档案数据存档作为档案管理的核心工作，一些时间较为久远的理论性结果仍然留存至今，而对于数据采集工作的重视度有所不足，未能按类别创建档案资料数据库，同时也未有效管控处理档案资料收集中遇到的问题。例如，人事档案、业务档案有着本质不同，二者应分别存储于不同的数据库中。在人事档案存储管理时，虽然不会存留业务要求相关信息内容，但在管理人员培