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国际展览会筹展操作指南

一、国际展览会筹备小组成员构成及分工

为达成理想的参展效果并保证各项工作的顺利开展，应在起草参展策划报告前成立展会

筹备小组并按照各自工作重点进行分工。

筹备小组设组长一名，组长为第一责任人，统筹各分小组工作，并对展会最终效果对公

司负责。组长由公司领导指定。

设副组长若干人，副组长为各分小组负责人，副组长应服从组长的各项工作安排，对组

长负责。副组长由组长推荐并经公司领导批准。

另设监督人一名，监督筹备小组整体工作进度和质量，人选由公司领导指定，但不参与

实际筹展工作。组长应定期向监督人汇报各项筹展工作，监督人对不足之处应及时指出并监

督落实整改。

各分小组如下：

办展组：负责展位预定、展位设计搭建、物流通关、宣传资料制作、市场系统参展人员

选拔；

技术组：负责样品/解决方案筹划、样品制备、研发系统参展人员选拔、技术培训；

商务组：负责行程路线筹划，办理签证、机票、酒店、当地餐饮/车辆预订，展会礼品

筹划及采买和其他展位外围事宜、商务沟通培训。

筹备小组采用项目工作制度，各小组组员由组长向其所在部门和上级主管提出借调，所

在部门应保证组员有较充裕的时间来处理筹展事宜，适当调整安排其日常工作负荷。筹备组

组长对所有成员有项目绩效考核权。

二、展会/展位的选择、确定和购买

2.1撰写参展策划报告

在前期广泛搜集各类型（综合性/专业类）展会的信息基础上，由办展组牵头编制参展

策划报告，内容包括但不限于：展会的历史沿革、行业地位和影响力、往届友商参展情况、

我公司参展的适用性和便易行分析、参展目的、展示风格/手段、展品范围、展位大小、观

众数量预估、参展效果预估、参展预算（仅指直接费用部分如展位费、搭建费、展品的运费

等）、筹备工作初步计划。

2.2参展策划报告修改和审定

经公司领导审阅和集体讨论，就策划报告中表述不清、数据不准、定位不够的项目进行

信息再搜集、整理和修正，直至审定通过。

2.3做好展位相关信息搜集

要搜集的主要信息有：展馆展位分布图、展位具体报价、展位方位和朝向、临近的其它

参展商信息搜集；展馆设施、展馆门厅、走廊和其它公共设施、展厅的展商服务处；友商是

否已预订展位及其确切位置。

2.4展位确定

根据主办方提供的实时更新的展位平面图综合考虑方位、展位开口朝向、离主要通道和

出入口距离远近、面积适度大小、总费用等因素选择确定最为理想的展位，展位选定的最后

期限应不迟于开展前5个月，否则无法及时开展展位策划与设计，最后无展位可选的风险也

大大增加。

根据我公司的产业特点，理想展位的标准应包括：

大小合适、方便达到、人流量集中；

距竞争友商（市场竞争力较强者）较近，但有一定距离，最好互相在视线可及范围内，

这样比较容易吸引较多潜在客户；

或者在同一产业链公司扎堆的展厅内，这样有互动效果；

避免与主要客户的同台秀，尤其是销售份额占比很大的客户，这样会引起客户猜想和不

满；

避免与APP、手游、手机等纯应用型公司为邻，这样基本会成为陪衬。

2.5展位预定

展位一经确定，应立即向主办方销售人员发送订单，并索取展位费付款用形式发票。

2.6展位费付款

取得主办方形式发票后，应及时（形式发票上一般会标明最迟付款日期）安排财务部门

购汇付款。应按照发票所载明的数额和币种付款，不要随意变换币种。一般情况下，展会主

办方要求收到全额款项，即双方的银行手续费都应由我方承担，否则容易造成对方收款额不

够，被要求补款的情况。

付款后，应及时将电汇报文扫描发给主办方要求确认到款，主办方确认到款后，应要求

其尽快邮寄或电邮正式发票以交财务做账。

同时，对于开通有参展商电子系统的展会，应要求主办方尽快开通我公司账号并提供初

始登陆密码。账号一般是公司主联系人（签展位订单的人）的邮箱地址。可在使用初始密码

登录后修改密码。

2.7参展商工作人员登记（展商证）和邀请函取得

使用主账号登录参展商电子系统，在展商登记项目下录入本公司参展人员信息，包括姓

名、职位、护照号码、邮箱、电话等信息，登记人数不得超过主办方分配的免费名额，若超

过则需联系展会销售人员另外购买名额。提交全部信息并经审核后系统会提示下载并打印登

记确认信（一人一份），信的内容包括人员信息，现场注册和领取展商证的时间、地点和注

意事项，并附有二维码一枚。持