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文档管理流程及方法

文档管理工作主要负责文档、电子表格、图形和影象扫描文档的

查阅、存储、分类和检索。

建筑工程档案管理主要负责关于建筑工程的文档、电子表格、图

形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。

1、工作内涵：

每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档

描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般归

档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光盘上。

2、文档管理的系统元素：

（1）在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。

（2）对于每种类型的文档使用哪些模板。

（3）对于每种类型的文档提供哪些元数据。

（4）在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。

（5）在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。

（6）当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处

置时，如何在组织内移动文档。

（7）要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，

以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织比较重要的内容。

（8）当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，

如何转换文档。

（9）如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律

要求和公司准则保留文档。

3、文档管理的主要布步骤：

（1）确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负

责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁

将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理

规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。

（2）分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的

文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。

（3）规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门

户网站中。OfficeSharePointServer2007提供了一系列文档组织和存

储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文

档创建和协作）。

（4）规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，

如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组

织文档和实施一致性所必不可少的步骤。

（5）规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当

的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使

用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划

版本控制、内容审批和签出。

（6）规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档

的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移

动的方式。

（7）规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保

证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求

处理文档。

六个方法步骤，做好文档管理，退役军人必备的高效工作技巧

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和知识。醉卧兵心，专注军人价值！

作为一名已经退役10年，也已经工作10年的退役老兵，我一直

在不断追寻着高效工作的方法。

高效工作不仅仅是能提升工作效率，更能形成一种良好的习惯。

今天想和大家分享的是高效工作中文档整理的技巧。

那么，为什么要进行文档整理呢？

我们经常会发现，需要找一件东西的时候，怎么找都找不着；不

需要的时候，他就在你眼前晃呀晃。

同样的，我们需要找一份文件的时候，怎么找都找不到，等过两

天，他自然又出现在你眼前。

因为文件、物品没有牵扯到生死攸关，也没有牵扯到岗位需要，

所以往往是在找不到资料时才能意识到他的重要。

主要问题体现在以下四点：

一是平时杂乱无章、随意摆放、公私不分。

二是书到用时方恨找不到，没有归类按照一定的顺序摆放，在关

键时刻找不到文件。

三是工作效率习惯养成不好，随意任其自然。

四是有时进行了整理，但是就是坚持不好，一段时间后又是杂乱

无章。

那么，如何对办公文件、电子文档进行整理，达到高效的目标呢？

针对纸质文档和电子文档，分别有六个方法步骤。

一、纸质文件整理方法

1、清空桌面：将桌面上所有的物品（包括办公物品和个人物品），