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货款回收管理制度

第一章总则

为规范公司货款回收流程，提高资金使用效率，降低坏账风险，确保企业资金安全，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，制定本货款回收管理制度。此制度旨在明确货款回收的目标、适用范围、管理规范和执行流程，以保障公司财务健康和经营稳定。

第二章目标

1.提高回款效率：通过优化回收流程，确保货款及时到位，提升资金周转率。

2.降低坏账风险：通过科学管理和评估，降低客户违约和拖欠的风险，确保企业资产安全。

3.规范管理流程：建立统一、规范的货款回收流程，明确责任分工，提高工作效率。

4.加强监督管理：建立监督机制，确保制度的有效执行和持续改进。

第三章适用范围

本制度适用于所有涉及货款回收的部门及人员，包括但不限于销售部、财务部、法务部及其他相关部门。所有与客户的货款交易均需遵循本制度。

第四章法规依据

本制度依据以下法规及政策制定：

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国民法典》

3.《企业会计准则》

4.其他相关法规和公司内部规定。

第五章管理规范

5.1客户信用评估

在与客户签订合同前，销售部需对客户进行信用评估，包括但不限于：

-企业资质审查

-财务状况分析

-过往交易记录及信用历史

信用评估结果应形成书面报告，由销售经理审核并存档。

5.2合同管理

所有货款交易应签订书面合同，合同中应明确：

-货物名称、规格、数量及单价

-付款方式、付款期限及逾期责任

-违约责任及争议解决条款

合同文本由法务部审核后保存。

5.3货款回收流程

1.货物交付：货物交付后，销售部应及时通知财务部。

2.开具发票：财务部应在货物交付后5个工作日内开具发票，并将发票邮寄给客户。

3.付款通知：发票开具后，财务部应向客户发送付款通知，明确付款金额及截止日期。

4.回款跟踪：财务部需建立回款台账，实时记录回款情况，定期向销售部反馈。

5.逾期催款：

-在付款到期日未收到款项的情况下，财务部应在3个工作日内向客户发出催款函。

-若客户仍未付款，财务部应在7个工作日内进行电话沟通，了解逾期原因。

-若沟通无效，财务部应向法务部报告，视情况决定是否采取法律措施。

5.4坏账处理

1.坏账认定：对逾期超过90天且多次催款仍未收回的货款，视为坏账。

2.坏账审批：财务部应提出坏账处理申请，经过财务总监审核后进行记录。

3.法律追索：对认定的坏账，财务部应与法务部协作，决定是否采取法律手段追索。

第六章责任分工

1.销售部：负责客户信用评估、合同签署及货物交付后的回款跟踪。

2.财务部：负责开具发票、发送付款通知、建立回款台账及催款工作。

3.法务部：负责合同审核、法律咨询及坏账追索工作。

4.管理层：负责制度的监督实施，定期评估和优化回款管理流程。

第七章监督机制

1.定期审计：公司应每季度对货款回收情况进行审计，审计结果报送给管理层。

2.绩效考核：销售部及财务部的绩效考核中应纳入回款效率及坏账控制指标。

3.反馈机制：建立员工和客户反馈机制，鼓励提出改进建议，持续优化回款管理流程。

第八章附则

1.解释权：本制度由财务部负责解释。

2.实施日期：本制度自发布之日起实施。

第九章其他相关条款

1.培训与宣传：公司定期组织货款回收管理培训，提高员工的法律意识和风险管理能力。

2.技术支持：公司可考虑引入财务管理软件，提升回款管理的效率和准确性。

3.信息安全：确保客户信息和交易数据的安全，防止泄露和滥用。

通过以上制度的实施，旨在形成高效、透明的货款回收管理体系，保障公司的资金安全和经营稳定，推动公司可持续发展。