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签订合同及对外函发文件应注意事项

签订合同及对外函发文件

应注意事项

一、签订合同注意事项

1、合同主体

确定合同双方主体：

A、我方：根据不同的业务，应选择合适公司主体对外签订合同。

B、对方：应根据对方主体属性以及不同的业务性质提供相应的主体资格证明文件，具体如下：a、属于自然人的，提供本人身份证复印件签名确认；b、属于法人组织的，提供公司营业执照副本复印件盖公章、法定代表人证明书及法定代表人身份证复印件盖公章、以及相应业务资质证明

核对对方主体信息：通过登陆全国企业信用系统查询对方主体资格的合法性及真实性，核对对方提供的相关信息。

备注：即使此前曾经提供过主体资格资料，但均应在每次签订合同时重新提供及核对信息。

2、合同内容填写

根据不同业务，原则选择使用公司固定标准格式文本，不得修改；如公司没有固定标准文本合同而使用自拟或对方合同的，或

对方提出合理修改建议的，应逐级提请相应主管副总审批。

核对合同中双方主体名称与证件文件名称是否一致。

认真准确、完整填写合同内容。

A、公司固定标准格式文本合同的工程承包合同，应准确填写工程承包范围、计价方式、工程款支付方式、施工现场负责人、工期、质保期限、合同签订时间；

B、公司其他固定标准格式文本合同，应准确填写计价方式、具体支付时间、合同期限、合同签订时间等有空格或有选择需要完善之内容，无需填写的空格应用斜杠“/”划除。

因填写时笔误或错误，需要更正的内容，应在更正后由对方在更正或修改的地方签名或按捺指模确认。

填写合同建议使用电脑录入打印的形式，如使用人工书写的，笔迹应工整、清晰。

3、合同的签订及盖章

原则上要求对方先在合同中现场盖章、签名，确保盖章及签名真实性，再提请公司盖章；对方为公司盖章的，印章应清晰，不得涂改或出现模糊的情形，并由公司法定代表人签名；对方为个人签名的，签名应清晰可辨，建议采用正楷字体，不得草书或其他无法辨别之字体。

通过完整的审批流程后，方可加盖印章签订合同，准确使用对应主体合同印章，如为多页合同，应骑缝加盖印章。如盖错主体印章，不得涂改更正后使用，应重新要求对方签署后，重新签订，错

误文本应销毁。

二、对外函发文件注意事项

1、确定函发基本内容：

根据公司业务需要，如经过各部门协调无法解决，要求他方或属于合同对方责任处理的，应先准确确定及描述需要解决问题以及内容。

2、确定函发对象：

如有签订合同的，应准确确定合同对方当事人，为函发的对象；如无签订合同的，则以提供产品或服务的一方为函发的对象。

3、草拟函件，审批盖章：

由业务部门草拟函件，按签订合同盖章流程审批函件；通过审批后，正式盖章函发。

4、发函方式

当面或直接交给对方的，应由对方在函件复印件上盖章及签名签收。

邮寄函发的，采用邮局挂号信或中国邮政特快形式寄送：

A、应在邮寄单据上填写寄送函件名称以及简述内容。

B、地址必须为合同约定地址，如无约定联系地址的，则寄送住址：个人的为身份证上记载的地址，公司的则为营业执照中的营业地址。

5、存档

当面或直接交给对方的，保存签收函件。

邮寄函发的，保存函件复印件、邮寄单据原件、妥投证明文件。

三、收文注意事项

1、对方当面提交文件

询问了解情况后，根据文件内容，通知相关业务部门主管处理；如不能确定主管业务部门的，应告知对方可留下函件，待提交公司领导确定后，回复对方。若对方强烈要求签收文件的，则签收时在函件中注明：收到函件，无权确认函件内容。

业务主管收到函件后，根据实际情况，签收函件；如无法确定责任方问题的，在签收时应注明：收到函件，待核实情况后函复。

2、对方邮寄送达公司的文件

注意查看收件人或收件单位以及寄件单位、文件名称等，确定属于公司或个人文件后，方可签收该邮件。

收到邮件后，应及时转交收件人，属公司文件的，应及时根据实际情况以及依据合同等约定，视情况函复对方。

法务部

2021年3月22日