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文秘的个人要求
文秘(Secretary)是指经过学习,掌握公关与文秘专业的基本理论
与基本知识,熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法、具有较强的写作
能力、能熟练地从事文书、秘书事务工作,能进行文章写作、文学编辑
和新闻写作、有较强的公关能力、并从事信息宣传、文秘服务、日常办
公管理及公共关系等工作的人才。下面是文秘的个人要求,希望对大家
有帮助。
一是有德。即品德。应从四个方面努力:
(1)做人要堂堂正正。对上司,要尊重恭敬,不卑不亢,不能
桀骜不训;对平级,要谦虚热情,襟怀坦白,不能锋芒毕露;对下属,
要以诚相待,严格要求,不能盛气凌人;对工作,要满腔热忱,爱岗敬
业,不能得过且过;对职务,要忠于职守,职责相符,不能专权越位;
对名利,要淡泊无奢,任其自然,不能过分追逐;对生活,要平平常
常,闲逸清静,不能奢华无度。
(2)处事要光明磊落。办公室人员的言行举止,既反映本人的
水平,又代表领导的形象。因此,在处理政务、事务和协调关系时,必
须丁是丁、卯是卯,出于公心,坦坦荡荡,切忌耍阴阳脸、说两面话、
办龌龊事,当面一套,背后一套。与人相处,给人一种信任感、放心
感、安全感。
(3)用人要不偏不倚。办公室在领导身边工作,有荐人之便;
作为部门首席,又有用人之责。因此,必须学会识人、用人。要善于掌
握人的本质,发现人的特点、特长和闪光的东西,同时也要清楚人的缺
点和不足。用人不偏不倚,既不能用感情、好恶、亲疏代替政策,又要
用其所长,发挥人的最大潜能。
(4)干事要不甘平庸。办公室受制于人,被动多于主动,这是
办公室工作性质所决定的。要有所作为,变被动为主动,就必须高站
位、思全局、抓本行,不求惊人之举,但求实实在在的工作业绩。
二是有知。即知识。
(1)知识面要宽。办公室工作对象是面而不是线,是块而不是
条。因此,不仅要熟知政治、经济和各项政策,有较高的理论修养;还
应了解业务、管理、法律、文学等等,有强烈的求知欲。工作常用的知
识不仅了解,还要熟知精通,能指导实践。
(2)知识内容要新。作为办公室,要跟上工作节奏,就必须坚
持先学一步,深学一层,善于汲取新的营养。
(3)知识学习要深。就是知其然,还要知其所以然。对各方面
的知识,虽不能象专家那样深有造诣,但也应对其内涵、实质有较深、
较细致的了解和掌握,尤其是对自己工作密切相关的某些知识领域,不
能一知半解、不求甚解、浅尝辄止。
(4)知识运用要实。这是当好领导决策参谋,协调处理政务、
事条,运筹推动工作之根本。有了实实在在的知识,当决策参谋才能参
到点子上,谋到恰当处,才能有助于领导正确决策,协调内外时才能不
说外行话;推动工作才能成为有本之木,有源之水。
三是有能。即才能。
第一,能参会谏善谋划。办公室是领导的左右手,在参谋进谏
时,要求办公室必须深思熟虑,出于公心,掌握好分寸,切忌瞎参谋,
乱掺乎,干扰领导决策。
第二,能写会说善料事。办公室承上启下、行文理政,不仅要懂
文能写文章,而且要能言善辩,还必须能在繁杂的事务、政务中处事不
乱、料事有方。三者缺一,不能说是完美的办公室。
第三,能调会研善出招。调查研究是办公室的一项基本功。任何
好的文章、讲话、意见、决策建议都源于实践,来自深入细致的调查研
究。不会调研,就不能干好工作,没有调研,就没有好思路、新招数。
第四,能逢会圆善协调。办公室工作头绪多,焦点也多,处理协
调不好,不仅会贻误工作,而且有损于领导形象。办公室既要聚焦,还
要分散化解矛盾、解决问题,就应具备左右逢缘能力。这种能力是工作
艺术的体现,与放弃原则、奴颜媚骨、讨乖卖好、和稀泥等作为是截然
不同的两码事。
四是有道。即修养。
从某种意义上说,办公室常常处于被驾驭的地位。驾驭办公室
的,一般不是一个人(分管领导),而是一个群体(领导班子)。除此之
外,本部其他部门无一例外地都是办公室的“内部客户”。在这样的环境
下,做到沟通上下,联系内外,协调左右,办公室确实应该“有道”:不
以言轻而金口难开;不以职低而唯唯喏喏;不以位尊而居高临下;不以
事杂而事无巨细;不以钦差而颐指气使;不以参与而越职越权;不以面
宽而顾此失彼;不以受制而碌碌无为。
首先,头脑清楚。知道自己是干什么的,应该干什么,不该干什
么,定位要准确,不能忘乎所以浇了别人的园,也不能昏昏沉沉荒了自
己的田。
其次,眼光敏锐。看问题、办事情要思路清
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