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文秘如何承办会务

会务就是承办会议事务性的工作，提高办会能力是秘书自身建设的

一个重要方面。那么作为文秘应该如何承办会务呢，一起来学习学习！

 (一)会议的类型

 会议的类型繁多。从会议的性质看，有D的会议、行政会议。

从会议规模看，有大型会议、中型会议、小型会议。从会议议题看，有

综合性会议、专业性会议、专题性会议。从会议的形式看，有例会、临

时性会议、电视电话会议，还有多种多样的现场会。从会议的功用看，

有商讨、决策性会议，如常委会、D委会、首长办公会等;有部署工作

性会议，如D委扩大会议;有交流表彰性会议，如基层建设经验交流会

等;有报告、动员性会议，如传达贯彻上级会议精神的报告会、先进单

位和个人事迹汇报会等;有调查研究性会议，如就某些问题所举行的汇

报会、座谈会和研讨会等;有选举性会议，如D代会等。

 (二)会议的基本套路

 由于会议的作用和规模不同，会务工作重点和要求也必然各有侧

重，但基本的工作套路大同小异，一般分为会前准备、会间服务和会后

处理三个阶段。

 1、会前准备工作的主要内容和程序。会议是否成功，会前准备

是关键。有人说：“功夫在会前”。这话很有道理。准备阶段主要有六个

方面：

 (1)制定会议方案。一般包括下列内容：会议名称、指导思想、会

议时间、会议日程、会场地点、参加人员、主席台及会场布置、人员食

宿、交通保障、报到方法、经费预算以及会议领导组织、会议编组、入

场凭证、安全措施等。有的会议还需安排参观、录像、报道、发奖、摄

影等。会议方案经提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。

 (2)起草会议文件。主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇

报提纲、通知和会议须知等。会议须知的内容比较多、比较具体，主要

包括：日程安排、会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组

房间及电话号码、文化生活安排、注意事项。负责起草文件的同志要特

别注意四点：一是吃透上级精神、领会首长意图;二是紧扣会议主题;三

是了解掌握单位的情况;四是早动手、早呈送。

 (3)搞好协调保障。大型会议保障任务重，要组织召开协调会，明

确分工、明确时限、明确责任、明确要求。要成立筹备处，下设会务

组、材料组、宣传组、后勤保障组(包括医务人员)、安全保卫组等。会

议开始后，筹备处即转为大会秘书处。办中小型会议则不必设筹备处，

只需固定几个人主责会务工作即可。

 (4)下发会议通知。会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主

要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事

项主要有需要携带的材料或物品，提前报告与会者名单，报到的方式和

时间，是带车、还是乘坐火车和公共汽车，以便安排接站。

 (5)报告上级机关。

 (6)设置会场。主要是三项工作：一是布置主席台。主要包括悬挂

会标(会标要悬挂于主席台前沿上方)、摆放背景、排定座次、架设并调

试话筒。主席台座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，D的会议应

按照D委正副书记的顺序安排;行政会议，按照编制序列安排。如上级

领导参加会议，应安排中间就座，拿不准的要及时请示。二是会场座区

的布置。按照与会人员的多少摆放桌椅，一般要将正式出席人员安排在

会场靠前和中间位置，列席人员要安排在靠后或两边位置。三是分会场

的布置。如需分组讨论或召开对口会，要设分会场，如有首长参加，要

及时通知，各分会场要相对集中，不要太分散。另外，对会场的供电、

供暖(冷)、音响等设备要考虑到、检查好。要备好发电设备，以防停

电。

 上述各项工作，主要用于大型会议。一般性会议的承办根据实际

需要和首长指示进行。比如筹备电视电话会议，就比较简单，只需与通

信部门联系，调试好线路信号，准备好会场就可以了。召开现场会，会

前准备主要由现场所属单位负责，可不间断的到现场指导和协助准备。

有些大型现场会要与所属单位一并准备。召开例行性会议和各种小型会

议时，一般不设主席台，也不挂会标。桌椅的摆放可根据会议的类型和

人员的多少而定。会议桌可按会议要求摆成圆形、长方形或正方形，会

议主持人、领导成员以及讲话人的座席设在某一侧的中间位置，其他与

会人员可以按编制序列就座，也可以不固定位置，随便就座。

 2、会间服务工作的主要内容和程序

 (1)组织好会议报到。请假人员要及时向首长报告。要设签到处，

指定专人迎接报到人员。报到时核发会议证件和有关材料，并及时向分

管领导汇报报到情况。

 (2)做好会议记录。特别要记好首长的即席讲