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档案目录组织方法

一、档案分类目录的组织

档案分类目录的组织包括条目排列、参照卡和导卡的设置、字顺类目

索引的编制几个方面。

1.

条目排列

将已经著录的条目按分类号的顺序排列起来，对同一类号的条目再按

时间顺序、题名、责任者字顺等其他特征排列。

2.

参照卡

用于揭示类目间相互关系，指引利用者准确查找到所需档案。分为：

①一般参照卡。用来表示类目的注释或说明分类规则。可告诉利用者，

此类只收什么档案，什么档案本类不反映，应到哪个类去查找。

②直接参照卡（又称单纯参照卡）。用来指引利用者从未被采用的类

目到被采用的类目查找，参照符号用〃见〃表示。

③相关参照卡。用来表示类目间的交叉关系，用〃互见〃作参照符号。

参照卡可单独编制，也可与一般导卡合编。

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3.

导卡

也称指引卡，是一种上端有耳状突出的卡片，用于揭示分类目录的

结构及其逻辑体系，指导人们在目录内迅速准确地查到所需档案卡

片。分为：

①一般导卡。帮助利用者在目录内迅速找到所需的那个类。一般可

在每一类前放一张概括本类内容的导卡，在耳状突出处标明类号及

类目名称，其下注明该类直接下位类类号及类目名称。

②特殊导卡。将某些重要档案的卡片突出推荐。

4.字顺类目索引

将分类目录的类目按字顺排列起来，提供从字顺主题入手查找档案

的途径，提高分类目录的利用效率。分直接索引和相关索引两种，

其中相关索引用处较大，其编制方法如下：

①对类名进行规范化处理，将之转化为标题形式；

②补充分类表中未列的概念，如类名同义词、表中未收的新学科、

新事物或其他重要概念等；

③编制索引款目，对两个或两个以上主题的类目分别编制款目;

④对某些款目词实行轮排，使同族概念集中，并提供多条检索入

口；

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⑤将所有的索引款目按字顺排列。

二.档案专题目录的组织

档案专题目录是集中揭示有关某一专题档案内容的检索工具。它不受

全宗的限制，有利于按专题查找档案材料，对于科学研究，解决某些

专门问题很有帮助，是档案部门进行定题定向服务的有效工具。

档案专题目录的编制程序如下：

1.

选题

应根据各项工作的需要、利用者的某一特定需要，从本馆所藏档案材

料的具体情况出发，选择具有现实利用价值的专题。选题是决定专题

目录能否产生较大效益的关键，分被动选题和主动选题两种方式。

被动选题是根据主管部门下达的任务或有关部门提出的委托进行选

题；主动选题是根据当前的中心工作、社会生活的重大事件及各项工

作的具体要求，结合本馆所藏档案状况和人力、物力等自主选题。

选题的基本原则是要尽量满足当前需要，以重大课题为主,兼顾一般

要求，量力而行。

2.选材

有关某一题目的档案数量往往很多，这些档案可能涉及到好几个全

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宗，各全宗中所含有关该专题的档案的数量和角度不同，需对这些

材料进行挑选，挑出能够反映专题本质的有价值的材料，既不遗漏

有用的档案，又防止充塞许多对本专题意义不大的档案。可以利用

现有的检索工具选材。

3、著录

对选好的材料进行著录，也可借用分类目录中的卡片。

4、排列

一般按分类号排列，