DB3401T 232-2021 物业服务档案管理规范.pdf

ICS01.140.20

CCSA14

3401

安徽省合肥市地方标准

DB3401/T232—2021

物业服务档案管理规范

2021-06-29发布2021-06-29实施

合肥市市场监督管理局发布

DB3401/T232—2021

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由合肥市住房保障和房产管理局提出并归口。

本文件起草单位：安徽远成物业管理有限公司、合肥湖滨物业管理有限公司、合肥高新物业管理有

限责任公司、合肥美而特物业服务有限公司、安徽诚和物业服务有限公司。

本文件主要起草人：胡宏霞、刘万海、胡宏凤、舒晨、龚月雯、吴磊、刘珍、常征、王方。

I

DB3401/T232—2021

物业服务档案管理规范

1范围

本文件规定了物业服务档案管理的基本要求、分类与编码、管理要求。

本文件适用于物业服务活动过程中档案的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T22-2015归档文件整理原则

DA/T25-2000档案修裱技术规范

DA/T42-2009企业档案工作规范

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

物业服务档案archivesofpropertyservices

物业服务活动中形成的具有查考价值的各种文字、图像、声音以及其他各种形式的文件或载体。

4基本要求

4.1物业服务档案管理应遵循以下原则：

——规范化：应建立健全统一的档案管理制度，设置档案管理的专兼职人员，明确档案管理人员

职责；

——信息化:应运用计算机为主的智能化工具加强档案资源信息的收集、整理、开发和利用；

——专业化：在对物业服务档案的类别划分、保存期限、层级管理和制度建设方面，应与物业服

务的专业性相适应；

——便利化：物业服务档案的管理应便于社会各方面的利用。

4.2应具有满足档案管理所需要的设施设备和工具，包括但不限于：

——电脑；

——打印机；

——复印机；

——温度计；

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——湿度计；

——去湿机；

——消防器材；

——整理装订设备、工具、装具。

4.3应确保档案实体安全和信息安全，根据档案载体的不同要求对档案进行适当的存储和保管。

——应做好档案防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等防

护工作；

——档案存放柜不得存放与档案保管、保护无关的物品；

——定期检查维护档案设施设备，