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秘书打电话的礼仪

电话作为现代通讯联络的手段，在企业运作中起着十分重要的作

用，当客户第一次打电话到某GS时，秘书明朗的声音、清晰的吐字、

礼貌的语言和适度的措辞会给对方留下深刻又美好的印象，同时也会使

对方对该GS产生深刻而美好的印象。

?记准电话，以免打错

?如果拨错号码，应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机，然后向对

方说：对不起。选择恰当的拨打时间如无紧急情况，一般白天应在8点

以后（假日在9点以后），夜间则在22点之前，以免打扰他人休息。有

午睡的季节，不应在中午打电话，一般通话时间以3~5分钟为宜，伎俩

提高通话效率，减少占用时间。拨打电话前应做好充分的准备通话以

前，应对谈话内容与目的做到胸有成竹，有的放矢，避免词不达意，结

结巴巴的通话。发传真时的礼节如发传真，而对方使用的又是电话/传

真两用机，也就是两种机器使用同一个电话号码，你可先拨通对方号

码，通知对方：您好，请打开传真机，我有传真件发给您，谢谢。待耳

机中听见尖利独特的传真记号时，便可发送传真件。

?代拨电话的礼节

?如果是为上司或同事代拨电话，接通电话后先确认对方身份，然

后客气地请对方稍后，告诉对方谁要和其通话，然后把电话转给有关人

员或用手捂住话筒请委托者来接电话。在办公室内避免打私人电话不可

占用GS电话谈个人私事，更不允许在工作时间通过电话与亲朋好友聊

天。

?秘书手机礼仪

?手机作为日益普遍的通讯工具，其使用礼仪的不完善已经成为礼

仪的最大威胁之一，秘书在社交场所或工作场合放肆地使用手机，严重

影响他人，也影响到其本身的形象。关于手机礼仪，秘书们应该注意一

下几点。

?公共场合不要旁若无人的使用手机。尤其是在电梯，楼梯，路

口，人行道这样的地方，在会议中或是与人洽谈时，最好把手机关掉，

特殊情况下可以调成静音或震动状态。在与人一起用餐的时候，也有必

要把手机关掉或是调成震动状态，不要出现当人们正吃到兴头上时被烦

人的铃声打断。在所有公共场合，都要在手机没有使用时，把它放在合

乎礼仪的常规位置，放手机最正规的位置是随身携带的公文包里，无论

如何都不要拿在手里，安全其间不要放在桌子上，公共场合使用手机，

应尽量压低自己的音量，而绝不能大声说话。手机短信因其快捷又类似

书面信函的优势，被大众尤其是年轻人广泛地使用，因此我们很有必要

关注一下手机短信的使用礼仪，在公共场合和社交承和不时响起的手机

短信声音，和这些场合响起的手机铃声一样失礼。秘书们应杜绝一边和

别人交谈，一边低头查看短信的举止，这是对对方的极大不尊重。同时

在短信的内容选择和编辑上，应该和同行文明一样重视。秘书的电话礼

仪，从秘书接听电话，拨打电话，使用手机通话等礼仪方面进行详细的

介绍。希望在公共场合或是上班场合或是社交场合，都不会因为电话的

礼仪问题而有损GS的形象。

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