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办公室出现非办公用品整改措施

办公用品及打印耗材管理制度不健全或缺失是很多行政事业单

位普遍存在的问题，没有严格的预算管理制度，没有实物验收手

续，没有出入库制度，这些内控管理制度上的缺失，必然会造成很

多问题，也使一些舞弊行为的发生成为可能。

十八大以来，反腐倡廉力度越来越大，对财务管理要求越来越

高，制度规定越来越细，财务工作正面临着前所未有新形势、新挑

战。单位面临各项财务检查也越来越多，违规惩处越来越严，尤其

是巡视巡查时，办公用品、打印耗材也都是检查的重点，而且问题

是显而易见的。比如在检查中，如果将单位每年实际采购的办公用

品，以台账的形式进行统计，问题更是凸显。就会发现，购买了超

过实际需求的笔、纸、墨盒、计算器、鼠标、U盘等等办公用品，

明显有悖于单位的实际需求，这显然是严重的违纪问题。而不仅仅

是办公用品管理不规范、办公用品、打印耗材等经费支出大幅上升

的问题，有些单位的问题更是触目惊心的。

办公用品如何进行管理，原始凭证除了发票以外，还需要附哪

些凭证，比如实物验收单、出库单等，这个层面的法规制度并没有

统一的要求，属于单位内部控制制度的层面，需要结合本单位的管

理实际，不能照抄《会计法》、《行政事业单位内部控制制度》或者

其他单位的一些模式和方法，因地制宜的制定适合本单位的管理规

章制度，与自身的管理制度相适应。对制度的相关内容、程序、权

限等做出明确规定，使单位人员在做各个流程工作时有章可循。

以下，举几个单位办公用品的管理的管理建议供大家参考：

一、关于办公用品的整改建议

一是建立事前审批制度，实施归口管理制度。办公用品实施采

购前，由部门提出采购需求，报主管领导审批，按照单位内部控制

程序，由归口部门办公室统一采购等。

二是建立办公用品台账，实施办公用品出入库领用制度。比如

设立办公用品、电脑耗材管理帐目，办公用品、电脑耗材要纳入帐

内管理。或者建立相应的备查账，建立出入库领用制度。办公用品

领用必须凭经分管办公用品的领导签批的“物品领用单”或“物品

出库单”才能领取办公用品；办公用品明细账要根据领导签批的物

品领用单登记办公用品的减少。

三是严格发票审查。比如凡发票仅笼统的开具“办公用品”、

“电脑耗材”的，必须附发票清单。根据规定，购物发票要填写具

体的货物名称，确实因一次购买品类较多，发票品名填写不开时，

可以填写发票清单（自动发票开具系统均设置了此功能）；发票清单

设置了品名、单位、数量、单价、金额等栏次，可以依次填写，填

写完毕后其汇总金额将自动汇总填写到发票上。

四是建立验收制度，完善原始凭证管理。比如办公用品购入

后，要由购买经办人以外的第三人，一般为实物保管人对照发票清

单进行清点、验收，并根据清点、验收结果填制“物品验收单”或

“物品入库单”。财务人员要根据购物发票、发票清单、物品验收

单和付款凭证四种单据经负责人签字后才能报销，没有验收单的业

务不准报销；办公用品验收后要记入办公用品明细账。

五是加强盘点监督，建立盘点制度。监督部门要定期对照办公

用品明细账对实际剩余的办公用品进行盘点，看其办公用品结余是

否真实存在。

二、关于办公用品购置不合规问题的整改

一是制定完善办公用品采购管理制度，委机关及下属事业单位

从现在开始一律执行固定资产政府采购流程；

二是严格办公用品和固定资产政府采购制度，购买的办公用品

由专人负责，采购必须附有送货单及具体明细清单，送货人和接收

人必须签字确认；

三是实行专人专管，从入库登记、日常管理、报废等环节，严

格落实登记领用手续，由专人负责，人员调动时做好交接手续，台

账资料齐全，做到有据可查。

三、关于财物管理不规范的问题

整改情况：修订完善机关内部管理制度，加强财物管理，要求

全体干部认真学习、严格执行新修订的《××机关内部管理制度》，

督促财务人员严格执行会计制度，做到日清月结、账账相等、账实

相符，要求办公室做好办公用品、茶叶及日用品采购、领用登记；

办公用品、茶叶费用报销符合规定，附有购买、领用清单；对提出

的项目列支的不符合规定，及时督促整改到位，纳入管理。

综上，办公用品管理问题与其他问题相比，并不是大问题，但

管不好，管理失控必然会成为大问题，甚至违纪问题。由于没有相

关法律规范的要求，也就没有相对统一的管理制度，仁者见仁智者

见智，对于一些随买随用随报销的办公用品，除建立必要的实物验