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备品备件采购管理制度

一、目的和适用范围

1.1目的

本制度的目的是为了规范公司备品备件的采购管理，确保备

品备件的采购按照公司的需求和要求进行，保证备品备件的质

量、价格和供货周期，提高公司的运营效率和降低成本。

1.2适用范围

本制度适用于公司内所有涉及备品备件采购的人员，包括但

不限于采购部门、各个部门的相关人员、质量检验部门等。

二、管理原则

2.1管理原则

备品备件的采购管理要坚持以质量为导向、服务为宗旨、合

理、透明、公正的原则，遵循《中华人民共和国招标投标法》及

相关法律和规定，保证采购的合法性、合规性和真实性。

2.2供应商的选择原则

供应商的选择要根据供应商的信誉度、产品质量、供货能

力、价格合理性、售后服务等因素进行综合评估和选择，优先选

择与公司合作多年、具备一定规模和实力的供应商。

三、采购流程

3.1采购计划编制

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根据公司的生产和经营需要，各部门应当提前编制备品备件

的采购计划，明确需求量、品种、规格等具体信息，并报送采购

部门审核。

3.2供应商选择

采购部门根据采购计划，对备品备件的供应商进行调研，综

合考虑供应商的信誉度、质量认证、供货能力、价格合理性等因

素，编制供应商名单，并报送公司管理层审批。

3.3招投标/谈判

在备品备件采购金额较大或供应商没有指定的情况下，采购

部门可以采取公开招标或询价的方式进行采购。对于供应商已经

确定的情况下，采购部门可以与供应商进行谈判，以获取更优惠

的价格和服务。

3.4评审和合同签订

采购部门对于招标或询价的结果和供应商的投标文件进行评

审，选择最终的供应商，并签署采购合同。合同应包括双方的权

利义务、质量标准、交货期限、付款方式等具体内容。

3.5采购执行与验收

采购部门按照采购合同的规定与供应商保持密切联系，跟踪

备品备件的生产、运输和交付情况。在备品备件到达后，由相关

部门进行验收，确保备品备件的质量和数量与采购合同一致。

3.6供应商绩效评估

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对于备品备件供应商，每年进行一次绩效评估，综合考评供

应商的交货及时性、产品质量、售后服务等因素，对供应商的绩

效进行评价，并及时反馈评估结果给供应商。根据供应商的绩效

结果，采取相应的激励或惩罚措施。

四、采购合同管理

4.1合同备案

公司采购部门签订的采购合同应及时备案，合同备案应包括

合同的内容、签署人、生效日期和备案人等信息。

4.2合同履约

供应商必须按照采购合同的约定交付备品备件，并按时提供

相关的质量认证、检验报告等必要的文件和资料。

4.3合同变更

如需对采购合同进行变更，需由相关部门提出变更申请，并

经采购部门审核，并报批相应的管理层。

4.4合同变更记录