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合同档案管理制度(精选)

甲方：____________________

乙方：____________________

鉴于甲方与乙方在业务合作中涉及到大量的合同档案管理，为

确保双方权益，规范合同档案管理流程，特制定本合同档案管理制

度。

第一条合同档案的定义

1.1本制度所称合同档案，是指甲方与乙方在业务合作过程中

形成的，具有法律效力、业务意义和历史价值的各类合同文件及相

关资料。

第二条合同档案的管理原则

2.1必威体育官网网址性：合同档案涉及商业秘密，双方应严格必威体育官网网址，未经

对方同意，不得向第三方泄露。

2.2完整性：合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等

全过程的文件资料。

2.3准确性：合同档案中的内容应真实、准确、完整地反映双

方业务合作的事实。

2.4及时性：合同档案应及时归档，确保档案的时效性。

2.5可追溯性：合同档案应具备可追溯性，便于双方查阅、核

对。

第三条合同档案的管理流程

3.1合同签订：合同签订后，双方应将合同正本交由各自档案

管理部门进行归档。

3.2合同履行：合同履行过程中产生的各类文件资料，应由相

关业务部门及时提交档案管理部门进行归档。

3.3合同变更：合同变更时，应将变更协议等相关文件资料交

由档案管理部门进行归档。

3.4合同解除：合同解除时，应将解除协议等相关文件资料交

由档案管理部门进行归档。

3.5档案查阅：双方有权查阅合同档案，但需提前向对方档案

管理部门提出书面申请，并说明查阅目的。

第四条合同档案的保管期限

4.1合同档案的保管期限自合同签订之日起计算，一般为五

年。根据业务需要，双方可协商延长或缩短保管期限。

4.2保管期限届满后，双方应协商确定档案的销毁方式。如需

销毁，应由双方共同派员监销。

第五条合同档案的电子化管理

5.1双方可采用电子化管理合同档案，但应确保电子档案的真

实性、完整性和安全性。

5.2电子档案的管理应符合国家有关电子档案管理的相关规

定。

第六条违约责任

6.1双方应严格遵守本合同档案管理制度，如一方违反规定，

导致合同档案丢失、损毁或泄露，应承担相应的法律责任。

6.2违约方应赔偿对方因此所造成的损失。

第七条争议解决

7.1本合同档案管理制度在履行过程中如发生争议，双方应友

好协商解决。

7.2如协商无果，任何一方均有权向合同签订地人民法院提起

诉讼。

第八条附则

8.1本合同档案管理制度自双方签字（或盖章）之日起生效。

8.2本合同档案管理制度未尽事宜，可由双方另行协商补充。

8.3本合同档案管理制度一式两份，甲乙双方各执一份。

甲方：____________________

乙方：____________________

签订日期：________________

========本合同更广泛的场景，特设场景及条款========

特殊应用场合及增加条款：

1.特殊应用场合：涉及国际业务合作的合同档案管理

增加条款：

语言要求：合同档案应同时提供中文和英文版本，以确保双方

对合同内容的准确理解。

法律适用：合同档案应明确适用法律，对于跨国法律冲突，应

约定解决方式。

数据传输：涉及国际数据传输的合同档案，应遵守相关国家的

数据保护法规。

2.特殊应用场合：涉及知识产权的合同档案管理

增加条款：

知识产权归属：合同档案中应明确知识产权的归属和使用范

围。

必威体育官网网址协议：双方应签订必威体育官网网址协议，保护合同档案中的知识产权

不受侵犯。

知识产权侵权责任：如一方侵犯对方知识产权，应承担相应的

法律责任。

3.特殊应用场合：涉及政府监管的合同档案管理

增加条款：

法规遵守：合同档案管理应遵守相关政府监管法规和政策。

政府审查：合同档案应接受政府有关部门的审查，确保合法合

规。

报告义务：合同履行过程中，双方应向政府有关部门报告合同

执行情况。

4.特殊应用场合：涉及高风险项目