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秘书必备的基础知识和能力

随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场

对秘书素质及技能的要求有别于传统,适应现代企业需求的高级秘书，

已成为抢手的职业新宠。下面是小编为大家整理的秘书必备的基础知识

和能力，欢迎参考~

 秘书职业的现状

 (一)社会对秘书人员的需求状况。当今社会对秘书人员的需求情

况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以

分为以下4类人员：

 1.服务类秘书：如GS办公室，基层行政事业单位办公室的服务

人员、生活类秘书。指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，

通常是专为较高级的领导人配备的。

 2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公

关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事

务及文秘工作。及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回

收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及必威体育官网网址工作。做好各种会

议的记录及会务工作。

 3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，

文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即

人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。负责各种文件的起

草、装订及传递工作。

 4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部

门经理等具有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训

教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的

具体事宜并进行管理。

 目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级

秘书。打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才

提供较好的就业前景。

 (二)秘书人员自身素质状况分析。

 1.业务水平欠缺，专业技能薄弱。这是目前秘书表现最弱的一

点。伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工

作,比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系

统所取代，现代办公效率同时大为提高。虽然绝大部分秘书的文化层次

不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，

工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适

应市场经济的快节奏。

 2.创新能力及意识低下。创新能力及意识是对秘书素质的考

验，当今很多秘书缺乏创新意识和能力，主要表现在以下两方面：首

先，墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和工作都按照领导说得

做，依葫芦画瓢，没有自己独立的风格和个性。惯性顺向思维及依赖性

过强。其次，工作缺乏主动性。日常工作中采取被动的工作方式，满足

于跟着领导的指挥棒行事，没有主动积极、乐于开拓的创新精神，而目

前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识，能有效地提出新

见解、新看法，具有预见性、前瞻性，积极主动展开工作，充分发挥出

主观能动性。

 3.知识老化过时，知识储备不足。

 随着信息时代的到来，传统的知识储备已不能满足时代的发展及

需求，知识更新迫在眉睫。部分秘书目前还局限于传统知识结构，不善

于接受和学习新知识，不善于对已学知识进行整合。一些秘书人员天天

杂事缠身，疲于奔命，自学也难抽出时间，知识得不到更新，只能啃老

本。还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式，知识、经验难免有局限

性，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力。

 4.缺乏“通才”及“全才”。当今对秘书综合素质要求越来越高，除

了专业知识和技能之外，还要有行业知识和社会知识，更需要具备高情

商和高智商，通才和全才真的是一将难求。

 秘书应具备的能力和知识

 (一)秘书应具备的能力。

 1.普通能力。主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记

忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。上述能力是其他能力的基

础。现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力，要善于

观察事务，发现问题，这样才能加强辅佐领导的主动性，真正发挥参谋

助手作用。思维力是人们智力活动的核心，一个人如果失去了思维能

力，其他能力也就失去了意义。

 2.通用能力。现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、办事

4种通用能力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，辅助

领导的活动，因此，表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力

和文字表达能力两个方面。现代秘书要既擅长写，又长于说，无论写

说，都要做