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部门印章管理制度

第一章总则

为加强部门印章的管理，规范印章的使用，保障印章的安全和有效利用，依据国家法律法规及公司相关规定，特制定本制度。印章作为部门合法性的重要标识，涉及到合同、文件、财务等多方面的管理，切实做好印章管理工作是确保部门正常运作的重要保障。

第二章目标

本制度的主要目标是：

1.规范印章使用：明确印章的使用流程和责任，防止随意使用和滥用行为。

2.加强印章管理：确保印章的安全存放和使用记录，避免印章遗失或被盗。

3.提高工作效率：通过规范化的管理流程，提升部门工作效率，减少因印章管理引起的纠纷和损失。

第三章适用范围

本制度适用于部门所有印章的管理，包括但不限于：

1.企业法人章

2.财务专用章

3.合同专用章

4.其他各类印章（如人事章、行政章等）

第四章印章管理规范

第1条印章的保管

1.印章由专人负责管理，设置专门的印章保管室，保管室应具备安全防护措施，如门锁、监控等。

2.印章的使用应登记备案，使用记录包括：使用日期、使用人、用途、印章类型、印章数量等信息。

3.印章管理人员应定期对印章进行清点，确保印章数量与使用记录相符。

第2条印章的使用

1.印章使用应遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用人需对印章的使用目的和结果负责。

2.使用印章前必须经过部门负责人或相关管理人员的审批，未获批准不得使用印章。

3.印章使用后，使用人须及时将印章归还，并在使用记录上签字确认。

第3条印章的借用

1.如需借用印章，需提前填写《印章借用申请表》，并经部门负责人批准。

2.借用印章应注明借用时间、用途和归还时间，借用人需承担相应的责任。

3.借用期间，借用人应妥善保管印章，若因借用人失误导致印章遗失或损坏，借用人需承担相关赔偿责任。

第4条印章的销毁

1.对于因损坏、遗失或其他原因需要销毁的印章，须由部门负责人提出申请，并填写《印章销毁申请表》。

2.印章销毁应由两名以上管理人员共同进行，销毁过程需记录在案，并保存销毁记录。

3.销毁记录包括：销毁时间、销毁原因、参与人员等信息。

第五章印章使用流程

第1条印章使用申请

1.使用人需填写《印章使用申请表》，说明使用目的、时间和印章类型。

2.提交申请后，部门负责人需在申请表上签字确认。

第2条印章领取与使用

1.经批准后，使用人可在印章保管室领取印章，需填写《印章领取记录》。

2.使用人需在印章使用后及时归还印章，并在《印章使用记录》中签字确认。

第3条印章归还

1.使用人需检查归还的印章是否完好，若发现印章有损坏，需立即报告管理人员。

2.印章归还后，管理人员需在《印章归还记录》中记录相关信息。

第六章监督机制

第1条监督责任

1.部门负责人对印章管理工作负总责，定期检查印章使用和管理情况。

2.印章管理人员需定期向部门负责人汇报印章的使用和管理情况。

第2条违规处理

1.对于违反印章管理规定的人员，视情节轻重，给予警告、通报批评、扣罚奖金或辞退等处理。

2.造成严重后果的，依法追究其法律责任。

第七章附则

1.本制度由部门管理办公室负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度若需修订，需经部门负责人审议，并报公司相关部门备案。

第八章其他相关条款

1.本制度自发布之日起生效，并适用于所有部门及相关人员。

2.各部门应根据本制度，结合实际情况，制定具体实施细则，以确保制度的有效执行。

结语

部门印章管理制度的制定，旨在通过规范印章的使用和管理，提升管理效率，确保部门运作的合规性和安全性。希望各位员工能够认真遵守本制度，共同维护部门的合法权益，为公司的发展做出贡献。