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《总部会计档案管理制度》

1、总则

会计档案是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。为了加

强系统内财务部门会计档案的科学化、现代化、规范化管理，根据国

家《会计档案管理办法》和总部等相关规定，特制定本办法。

2、会计档案分类

2.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计证.

2.2会计账薄类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助

账簿、其他会计账薄。

2.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告、审计报告，包括

会计报表、附表、附注及文字说明、验资报告、其他财务报告。

2.4税务文件类：月度、季度、半年度、年度纳税申报表；纳税

申报回执；年度纳税证明；企业所得税汇算清缴鉴证报告；税收优惠、

减免税证明；税务检查通知书、税务稽查通知书、税务处理决定书及

相应完税证明。

2.5公司文件证照类：税务登记证、外汇登记证等。

2.6其他类：重大事项报批件、银行存款余额调节表、银行对账

单、发票及收据存根联、工作交接书；各种经济合同、电算化会计资

料备份、其他应当保存的会计核算资料；档案保管记录：会计档案移

交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

3、会计档案的整理和归档

会计档案由形成该档案的管理中心及各分公司财务部经理指定

专人进行管理，对同一年度的会计档案按会计凭证、会计账薄、财务

报告、税务文件、公司证照和其他会计资料六大类别进行分类，根据

不同的保管年限和档案形成的时间顺序对每类会计档案分别经行整

理、装订、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。

3.1会计凭证的整理和归档要求

3.1.1除每年12月会计凭证可在年度审计报告完成后装订归档外，

其它会计凭证应每月完成结账工作后装订归档。

3.1.2凭证封面按栏目内容填写、财务主管、凭证时间、凭证起

止号数、册数等相关信息。

3.1.3凭证采用“标准打印模板”（自定义记账凭证大小为：宽

120MM,高240MM，横向打印），打印前先预览。每本凭证要求分类整

齐，编号连续，附件齐全。原始凭证靠左沿粘贴至单据粘贴单，超出

记账凭证纸范围折叠对齐。将凭证封皮和封底裁开，分别附在凭证前

面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮裁用)放在

封皮上角，做护角线，采用“角订法”装订，在凭证的左上角画一

边长4厘米等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地

打两个眼儿，用装订机塑压或用大针引线绳穿过两个眼儿，行二眼一

线打结，节扣放在针眼处。

3.2会计账薄的整理和归档要求

3.2.1账薄装订要求牢固不松，折叠整齐，不缺不漏，账页较多

的科目应单独分册装订，账页较少的可与其他科目账页合并装订。

3.2.2电脑账目应在每个会计年度终了后分类打印成册，科目应至

明细最末级。

3.3财务报告的整理和归档要求

3.3.1各种月度报表应按月装订成册，年度决算报表及审计报告

应单独装订。

3.3.2分册制作报表目录，加封皮，按栏目内容填写相关内容。

3.3.3度决算报表及审计报告应在完成当月将扫描件传总部财务

管理部存档备查。

3.4税务文件的整理和归档要求

3.4.1各税种纳税申报表、纳税申报回执按月保存，采用网络申

报方式的要求打印，年度汇总后装订成册。

3.4.2年度纳税证明、税务专项审计报告应单独装订保管。

3.4.3各项税收优惠、减免税证明。

3.4.4税务检查通知书、税务稽查通知书、税务处理决定书及相

应完税证明除保留凭证必要附件外应单独保管。

3.5公司基本文件、证照类的整理和归档要求

3.5.1本类文件需按公司由专人负责保管，并须同时保留至少原

件一份及复印件一份，同时进行扫描作为电子存档文件。本类文件如

有补充或更新的，应在取得更新文件后一周内更新复印件及电子扫描

文件，且前期文件不得销毁。

3.5.2本类文件取得及更新后需在当月将扫描件传总部财务理部

存档备查。

3.6其他会计资料的整理和归档要求

财务管理部和各分公司财务部经理应指定专人平时做好其他会

计资料的收集与保管工作，根据其他会计资料的不同类型，分别进行

整理、装订，并及时归档，防止丢失损坏。

3.7档案保管记录

档案保管记录除按本办法规定保管年限进行保管外，需每年经财

务负责人签字确认。

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