集团有限公司会议管理制度.docxVIP

集团有限公司会议管理制度

第一章总则

为规范集团有限公司的会议管理流程，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，根据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本会议管理制度。会议是集团各级管理人员沟通、协作、决策的重要场所，科学合理的会议管理有助于提升组织的整体运营效率和决策质量。

第二章适用范围

本制度适用于集团有限公司所有部门和子公司组织的各类会议，包括但不限于：

1.定期例会

2.临时会议

3.专题研讨会

4.业务培训会

5.项目启动会

第三章制度目标

1.明确会议的组织、召开、记录与反馈流程；

2.确保会议内容的有效性和参与人员的积极性；

3.提高会议决策的透明度和可追溯性；

4.降低会议成本，避免不必要的时间浪费；

5.促进信息的有效传递与共享。

第四章会议管理规范

第1节会议的组织与准备

1.会议申请

会议的组织方需提前填写《会议申请表》，说明会议的目的、时间、地点、参与人员及预期成果，并提交至会议管理部门审核。

2.会议审批

会议管理部门对申请进行审核，并根据公司战略及相关部门的工作安排决定是否批准。审批结果需在三个工作日内反馈给申请人。

3.会议通知

经批准的会议，组织方需提前至少三天向所有与会人员发送《会议通知》，内容包括会议议程、地点、时间及相关资料，确保与会人员有充分的准备时间。

第2节会议的召开

1.会议主持人

会议应指定专人担任主持人，负责引导会议进程、控制时间、确保讨论的有效性。

2.会议签到

所有与会人员应在会议开始前进行签到，签到表由会议组织方保管，作为会议记录的重要依据。

3.会议记录

会议结束后，指定专人负责会议记录，记录内容包括会议主要讨论事项、决策结果及责任分工等。会议记录需在会议结束后两个工作日内完成，并由主持人审核签字。

第3节会议的决策与反馈

1.决策记录

会议决策应明确责任人及完成时限，所有决策需在会议记录中体现，并在后续会议中进行跟踪反馈。

2.会议反馈

会议结束后，组织方需向所有与会人员发送会议记录及决策事项的反馈，确保信息传递的及时和准确。

第4节会议的评估与改进

1.会议评估

组织方应定期对会议的效果进行评估，包括会议出席率、决策执行情况及与会人员的满意度等。

2.改进建议

根据评估结果，提出会议改进建议，并在后续会议中落实。

第五章监督机制

1.监督职责

会议管理部门负责对会议制度的执行情况进行监督，定期检查各部门会议的组织、记录和反馈情况。

2.违规处理

对于不按照本制度要求组织会议、记录会议或反馈信息的行为，会议管理部门将进行通报，并视情节轻重给予相应的处理。

3.制度修订

本制度将根据实际情况和反馈进行定期修订，确保其适用性和有效性。

第六章附则

1.解释权

本制度的解释权归会议管理部门，具体实施细则可根据工作需要进行补充和说明。

2.生效日期

本制度自发布之日起生效，所有部门应严格遵守。

3.修订流程

本制度的修订需由会议管理部门提出，经过审核、批准后方可生效。

第七章其他相关条款

1.培训与宣传

会议管理部门应定期对员工进行会议管理制度的培训，确保每位员工都能理解并遵守相关规定。

2.技术支持

鼓励各部门利用信息技术手段提升会议效率，如视频会议、在线协作工具等，减少线下会议的频率与成本。

3.会议文档的存档

所有会议记录及相关文档，应由会议组织方存档备查，存档期限不得少于三年，以备后续审核和参考。

第八章附件

-附件1：《会议申请表》

-附件2：《会议通知模板》

-附件3：《会议记录模板》

-附件4：《会议反馈表》

本制度旨在通过科学、规范的会议管理，提升集团有限公司的决策效率和执行力，确保各项工作的顺利推进。希望全体员工能够积极配合，共同努力，使会议管理制度落到实处，为公司的发展贡献力量。