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物业公司档案管理制度

第一章总则

为加强物业公司档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，根据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本制度。物业档案是记录物业管理全过程的重要文件材料，涵盖了项目建设、管理服务、设施设备、客户信息等多方面内容，是公司决策、评估和管理的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于物业公司所有项目及部门的档案管理工作，包括但不限于：

1.项目建设档案

2.物业管理服务档案

3.客户服务档案

4.设施设备档案

5.财务档案及其他相关档案

第三章档案管理目标

1.规范化：建立科学合理的档案管理流程，确保档案的收集、整理、保管和利用符合国家标准及行业规范。

2.安全性：确保档案的安全性，防止遗失、损坏和泄露。

3.可追溯性：通过完整的档案管理，确保公司各项管理行为可追溯，形成有效监督机制。

4.信息化：逐步实现档案管理的信息化，提高档案的管理效率和利用率。

第四章档案的收集与归档

4.1档案收集

档案材料的收集由各项目及部门负责人负责，内容包括但不限于：

-项目建设的施工合同、审批文件、图纸等

-物业管理服务的合同、服务记录、客户反馈等

-设施设备的采购合同、使用说明书、维修记录等

-财务相关的发票、报表、审计资料等

4.2档案归档

档案材料收集后，由负责人员进行整理分类，归档时需遵循以下原则：

1.完整性：所有档案材料必须完整，缺失材料需及时补齐。

2.规范性：档案材料应按照统一的格式进行归档，并由专人审核。

3.时效性：各类档案应在规定时间内完成归档，确保及时性。

第五章档案的保管

5.1保管责任

档案由综合管理部专人负责保管，确保档案的安全性和完整性。

5.2存放要求

-档案应存放在专用档案室，采取防火、防潮、防盗措施，确保档案安全。

-档案应逐一编号登记，建立档案目录，方便查询和管理。

5.3定期检查

每年应对档案进行一次全面检查，确保档案的完整性和安全性。如发现问题，应及时整改并记录。

第六章档案的查阅与借用

6.1查阅流程

员工或外部单位需查阅档案时，应填写查阅申请表，经过综合管理部审核批准后方可查阅。

6.2借用规定

-档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经公司管理层批准。

-借用人需填写借用登记表，借用期间须妥善保管档案，借用期满后及时归还。

6.3必威体育官网网址要求

在查阅和借用档案时，须遵守必威体育官网网址制度，严禁对档案进行涂改、拆换或损坏。

第七章档案的转递

7.1转递流程

档案转递需认真负责，内部调动时档案随人转递。转递档案时需填写转递通知单，确保档案的完整性。

7.2密封要求

综合管理部负责密封转递档案，禁止个人随意携带，确保档案在转递过程中的安全。

第八章档案的销毁

8.1销毁条件

对于已不再使用或超过保存期限的档案，需按照公司相关规定进行销毁，确保销毁过程安全、有效。

8.2销毁流程

销毁档案需填写销毁申请单，经过综合管理部审核批准后方可实施，并由专人监督销毁过程，确保档案信息的安全。

第九章监督机制

9.1监督职责

综合管理部负责档案管理的监督工作，定期对各项目及部门的档案管理情况进行检查和评估。

9.2反馈机制

监督过程中发现的问题，应及时反馈给相关部门，要求整改并限期汇报整改结果。

第十章附则

1.本制度由综合管理部负责解释，自发布之日起实施。

通过制定和实施本档案管理制度，旨在提升物业公司的档案管理水平，确保档案资源的安全、有效利用，为公司的发展提供有力支持。