JDEO-003-行政办公室主任可编辑范本.docVIP

岗位职责说明书

管理岗位职责说明书

编号：JＤ－ＥO-003

第一部分职位概要

职位名称

行政办公室主任

管辖范围

行政办公室

部门

行政办公室

职级

１级

直接上级

总经理

管理本职位的其它上级部门

副总经理

下属

行政秘书、审计主管、驾驶员

其它主要相关的部分及岗位

财务部、市场营销部、人力资源部、餐饮部、工程部、客务部、保安部

职位描述／目的

协助总经理做好行政办公室管理，负责酒店对外联系、协调工作,负责酒店各类经营许可的申请、年检等手续。

关键职责范围

业务管理

1。负责并起草对外各类文件

2。负责会议的安排并编写会议纪要

3。负责车队的管理

4。负责相关投诉

5。负责酒店各类经营许可的办理

二、行政管理

１．日常管理工作

2。服务质量管理

3。接待

4。安全与保卫

三、沟通与协调

特别提示

1。贯彻并执行总经理的工作指令

2.做好酒店对外行文的把关

3。工作讲求高效，程序指定的精确,业务分工明确，重视过程中每一环节

4。建立健全酒店的规章制度和服务质量管理检查体系

5。贯彻“对员工负责、对客人负责、对上级负责的管理理念,以此做为总经理办公室工作的指导方针。

制订人

日期

修订人

日期

第二部分职责

职责

工作内容

业务管理

１.负责并起草对外各类文件

2。负责会议的安排并编写会议纪要

3.负责车队的管理

4.负责相关投诉

5.负责酒店各类经营许可的办理

二、行政管理

1.日常管理工作

2。服务质量管理

3。接待

4.安全与保卫

三、沟通与协调

·按照总经理的要求,负责起草综合性业务及行政工作规划、计划、报告、总结、请示、通知等公文函件,并审核签发前的文稿。

·全面负责办公室的日常工作,做好酒店各项综合性工作和行政管理工作,建立和健全酒店行政管理制度。

·负责收集、综合、编发酒店内部信息,做好上传下达,承上启下的工作,为总经理决策提供咨询,当好参谋。

·负责抓好酒店文书档案的收集、整理和归档工作,经常督促检查落实情况,抓好总经理室精神文明建设。

·负责组织有关人员做好公文收发、打字、文印、通讯以及文书档案的管理和印章的使用。

·汇总各部门的规章制度，制订全酒店的规章制度和规定,会同有关部门检查各项工作的完成情况，做好综合统计工作。

·认真做好总经理秘书的工作和其它交办的工作。

·组织安排业主会议、总经理办公会议及其他重要行政会议，做好会议前的安排准备。

·做好会议纪要,认真存档,并检查各业务部门贯彻执行情况.

·负责酒店行政用车的调配使用,负责车队的管理.

·负责车辆的年检、保险等相关手续。

·负责车辆的维修、保养。

·负责做好来信来访的有关工作和处理客人向总经理室的投诉。

·草拟有关客人投诉的回复。

·负责酒店各类经营许可的办理和年检工作。

·负责办公室工作人员的招聘。

·负责办公室工作人员的业务培训,加强业务指导和考核。

·负责办公室工作人员的评估。

·负责办公室的整体管理和工作布置。

·按时提交至业主方、管理公司及其它部门的工作总结、汇报、请示等.

·制定总办的规章制度、工作流程、培训计划并组织实施.

·确保每位员工在工作中严格执行财务管理制度.

·负责总办的财产管理,拟定各项设备的添置、更新和改造计划.

·负责部门的服务质量工作，对所有辖区有直接管理的责任。

·确保总办工作人员执行酒店的服务质量管理规定,对客人、对领导、对员工都能提供优质服务.

·将宾客意见书及宾客满意度调查的内容在２4小时内及时处理完毕并给予反馈．

·认真贯彻落实《员工待客基本行为准则》,切实提高服务质量,从而维护酒店的形象,提高酒店的声誉.

·负责重要客人的接待安排。

·做好业主方和管理公司重要客人到店前的房间检查工作。

·做好业主方和管理公司重要客人用餐前的安排．

·提醒酒店领导亲自参与的贵宾接待活动。

·确保所有员工熟悉消防报警程序,会自救、逃生.并了解在疏散过程中,人的生命最重要,放在第一位；其次,保护和抢救公共财产。

·协同保安部做好相关调查工作。

·配合酒店保安部随时对总办所属管辖范围的安全问题进行检查。

·遵守政府相关的政策与法规.

·在总经理的领导下,协调、平衡各部门之间的关系。

·