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档案管理信息系统

技术需求书

目录

1、档案系统的现状错误!未定义书签。

２、档案系统需求概述错误!未定义书签。

2.1归档的范围.错误!未定义书签。

2.2档案系统的用户范围错误!未定义书签。

2.3功能需求概述.错误!未定义书签。

３、系统建设目的及预期的效果错误!未定义书签。

3.1系统建设目的.错误!未定义书签。

3.2预期的效果.错误!未定义书签。

４、系统总体规划错误!未定义书签。

4.1系统建设原则.错误!未定义书签。

4.2档案管理系统方案错误!未定义书签。

一、需求分析

1、档案系统的现状

通信行业是现在发展最迅猛，同时也是竞争最剧烈的行业，竞争不仅来自

市场能力，尚有更加重要的就是提高内部的管理水平和工作效率。随着竞争越来

越剧烈，对公司的管理水平提出了越来越高的规定。档案管理作为公司的重要资

源部分,其管理模式处在半手工状态，存在着效率低、工作量大、查询速度慢、

资源运用率低等问题。

公司全面运营办公自动化以后，按照国家档案局针对电子档案管理的有关

规定，办公自动化系统产生的电子文献要定期导入档案管理系统，以便实现对电

子文献的分类、整理等档案化管理，并通过网络的方式提供运用查询。因此必须

加紧建设和OA系统有数据接口的档案信息化管理系统，满足电子文献向档案馆

（室）移交,由档案部门进行电子文献的管理和运用的规定。

档案管理信息化的另一个规定是档案馆（室）原有档案的数字化管理。目

前，仅仅实现了部分档案的目录级管理，更方便、更快捷、准确的全文检索项目

一直没上，用户查阅档案只能到档案馆现场查阅复印，工作效率低，现代化限度

不高，耗材和纸张用量巨大，随着公司办公效率的提高，传统的档案查阅和运用

方式已经成为网络化办公的一个缺陷，达不到公司高效管理的规定。

２、档案系统需求概述

2.1归档的范围

（1）文书档案

至2023年终，省公司本部的文书档案约12500卷，一期项目计划完毕150

万页文书档案数字化加工、管理。

（2）声像档案

至2023年终，省公司本部照片档案4600张，录音、录象、影片资料119

盘。一期项目计划完毕3000张照片档案的管理，。

（3）公司资料

至2023年终，省公司本部荣誉实物档案1025件，资料5000册。一期项目

计划完毕1025件荣誉档案的管理。

（4）其他档案（涉及经营类、协议类档案）

2.2档案系统的用户范围

（1）OA用户

从档案系统进行相关资料的查询。

（2）档案管理员

涉及省公司、市、县的档案管理人员。

（3）本次项目一期只涵盖省公司本部档案管理员和OA用户范围。

2.3功能需求概述

2.3.1基本需求

(1)建立省公司本部档案工作管理网络，在档案工作管理网络上形成大规模

的、高度有序的数字档案资源库，并通过网络接受和管理公司OA产生的电子文

献，向运用者提供高效准确服务，建成“档案数字管理系统”。

根据我公司档案管理的现状，整个系统可按档案管理的三个流程分为收集

系统、管理系统和运用系统。收集系统涉及“数字档案化”和“档案数字化”

二大模块，前者在办公自动化系统中对电子文献归档后进入收集系统，后者将馆

藏档案通过扫描、模拟向数字转换等手段进入收集系统。

管理系统通过安全检查进入运用系统。运用系统可以通过网络为用户提供

强大的全文检索功能，用户可依据自身权限在较短时间内实现对档案的全文检

索，基本不再打开库房。

档案室（馆）全文检索

业务管理