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XX集团有限公司董事会议案管理办法

第一章总则

第一条为规范XX集团有限公司（以下简称集团）董事

会议案管理工作，进一步明确董事会议案提交流程和要求，

提高董事会决策质量和效率，根据《中华人民共和国公司法》

《XX集团有限公司章程》《XX集团有限公司董事会议事规则》

《XX集团有限公司董事会决策事项清单》《XX集团有限公司

董事会会议管理办法》（以下分别简称《公司法》《公司章程》

《董事会议事规则》《董事会决策事项清单》《董事会会议管

理办法》）等有关规定，结合集团实际，制定本办法。

第二条《XX集团有限公司董事会议案管理办法》适用于

所有需提交集团董事会的议案。集团子企业的董事会议案管

理工作可参照执行。

第三条本办法所称董事会议案是指根据《公司法》《公

司章程》和《董事会决策事项清单》等相关规定，提请董事

会在职权范围内对相关事项进行审议并作出决策的建议方

案。凡须经董事会审议或决定的事项，均须以议案的方式向

董事会提出。集团根据有关规定或应董事会要求向董事会报

告、提交董事会专门委员会（以下简称专委会）审议及报告

的相关事项，提交程序与董事会议案一致，内容与规范要求

可参照本办法执行。

第二章职责权限

第四条董事会秘书负责准备议案和相关材料并对其完

整性等进行把关。董事会办公室是董事会议案的归口管理部

门，负责董事会议案的征集、初审、整理、印刷、送达、审

议程序组织和审议结果传达等工作。

第五条集团职能部门为议案责任主体，对董事会议案的

真实性、准确性、完整性负责。议案责任主体负责起草议案，

履行董事会议案提交程序，开展会前沟通，向董事会汇报，

执行董事会决议和落实相关要求。

第六条董事会议案审核归口管理：

（一）相关董事会专门委员会工作小组（以下简称专委

会工作小组）和职能部门负责对董事会议案进行业务审核。

（二）董事会办公室和相关专委会工作小组负责对董事

会议案进行合规性审核。

第三章议案征集

第七条董事会办公室向各职能部门发出征集议案题目

及议案文件的通知，集团职能部门统筹汇总相关议案题目及

议案文件提交至董事会办公室。

第八条董事会拟召开定期会议时，董事会办公室应于确

定的会期30日前发出征集议案的通知，征集议案截止日期

不得晚于会议召开前15日。

第九条董事会拟召开临时会议时，董事会办公室应于确

定的会期7日前发出征集议案的通知，征集议案截止日期不

得晚于会议召开前5日（紧急情况除外）。

第四章议案提交与审核

第十条议案责任主体向董事会办公室提交议案文件时，

应同时提交《董事会议案申报表》（见附件1）。

《董事会议案申报表》签批程序：

（一）议案责任主体负责人签字确认；

（二）董事会办公室负责人签字确认；

（三）董事会秘书签字确认；

（四）议案责任主体的分管领导签字确认；

（五）集团主要领导签字确认。

议案责任主体如已在集团办公系统（OA）事项报批流程

中完成与议案申报表相应领导的签批，则仅需提供该报批程

序的报批件及议案材料，无需另行提供纸质签批的《董事会

议案申报表》。

第十一条董事会议案合规性审核内容主要包括：提请决

策事项是否属于董事会审议范围，是否需要提交相关董事会

专门委员会研究，前置程序是否完备，议案是否清晰且具有

可决策性，文本格式和内容要素是否规范完整，审核、签批

及提交时限是否合规等。

经审核，如董事会办公室和相关专委会工作小组认为议

案内容不明确、不具体或者有关材料不充分的，可以要求议

案责任主体修改或补充。

第十二条为确保董事有充足的时间审阅董事会议案，议

案责任主体原则上不得延迟提交议案，或在征集议案结束后

临时增加议案。

第五章议案沟通、决策与执行

第十三条在议案沟通过程中，对出现一般调整的议案，

议案责任主体应当根据会前沟通形成的意见，对议案修改完

善报相关分管领导确认后，提交董事会审议；对出现重大调

整意见的议案，议案责任主体应当重新履行董事会的前置程