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华为档案管理制度

第一章总则

为加强华为公司档案管理，确保档案的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规以及公司内部规章制度，制定本档案管理制度。档案是记录公司运营、员工信息及其他重要事项的重要依据，对公司的发展、管理和决策具有重要意义。

第二章档案管理的目标与任务

2.1管理目标

1.确保档案的完整性和安全性。

2.提高档案利用效率，支持公司各项工作的开展。

3.推动档案管理的科学化、规范化和现代化。

2.2管理任务

1.负责档案的收集、整理、保管、查阅和利用。

2.定期对档案进行审核和评估，确保档案信息的准确性。

3.建立档案信息系统，实现档案的电子化管理。

第三章适用范围

本制度适用于华为公司所有部门及员工，涉及各类档案的管理，包括但不限于人事档案、财务档案、项目档案及其他重要档案。

第四章档案的收集与归档

4.1收集

档案的收集由各部门责任人负责，内容包括但不限于：

-员工登记表

-个人简历

-考核材料

-证书复印件

-奖惩材料

-劳动合同

-项目文档

-会议记录

4.2归档

1.收集的档案材料应在规定时间内整理完毕，并按类别进行归档。

2.归档材料必须字迹工整、内容完整。

3.归档后，档案应逐一编号登记，确保查找方便。

第五章档案的保管

5.1保管责任

档案由公司档案管理部门专人负责保管，采用以下措施确保档案安全：

-档案应存入专用档案室，设置防火、防潮、防盗等安全措施。

-定期检查档案的完整性，确保无损坏、遗失。

5.2交接与登记

1.交接档案时需填写交接清单，并由双方签字确认。

2.所有档案的进出应有详细的登记，确保追溯记录。

第六章档案的查阅与借用

6.1查阅流程

1.员工需查阅档案时，应填写查阅申请表，并由各自部门负责人签字。

2.档案查阅须在档案管理部门的监督下进行，严禁对档案进行涂改、拆换、损毁。

6.2借用规定

1.档案原则上不外借，特殊情况需外借的，须经公司高层领导批准。

2.借用档案的人员需签署借用协议，并承担相应的必威体育官网网址责任。

第七章档案的转递

7.1转递流程

1.档案转递工作由档案管理部门负责，确保转递的档案密封完好。

2.转递档案时需填写转递通知单，并记录转递的时间、接收人及用途。

7.2核对与确认

1.对转进的档案，接收部门应及时核对无误，并办理通知单的回执。

2.在转递过程中，档案不得随意携带，必须通过专人负责的机要途径进行转递。

第八章档案的电子化管理

8.1电子档案系统

1.公司应建立档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储与管理。

2.电子档案应具备安全备份机制，定期进行数据备份，以防数据丢失。

8.2电子档案的查阅与利用

1.电子档案的查阅与借用同样需遵循本制度的相关规定。

2.所有员工应接受电子档案管理系统的培训，确保有效使用。

第九章监督与评估机制

9.1监督机制

1.公司设立专门的档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和评估。

2.对于档案管理中发现的问题，应及时整改并形成报告。

9.2评估机制

1.每年进行一次档案管理工作总结，评估制度的执行情况和效果。

2.根据总结结果，不断完善和修订档案管理制度。

附则

1.本制度由华为档案管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

3.本制度的实施情况应定期向公司高层汇报，确保制度的持续改进与优化。

通过以上条款的制定，华为公司的档案管理制度旨在构建一个高效、安全、科学的档案管理体系，确保档案信息的完整性和可用性，为公司的各项业务提供有力支持。