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大型会议活动策划注意事项

策划大型活动应注意以下事项：

大型活动的策划方案中需要包括详细的分工（具体到人）和需

要完成的时间。

1．办活动应本着讲求实效、突出特色的原则，避免雷同、重

复。

2．动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活

动，至少于半年前发出邀请，寄送项目说明资料。

3.会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，

以免遗忘或者遗失；

4.一般要准备主席台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，

矿泉水，主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印)，

笔，鲜花，研会旗帜，国歌磁带等；

5.大型活动还须设签到席，派专人负责签到；

6．多个机构共同举办的活动，要事先明确各自职责分工，避

免多头指挥、多头对外。

7．定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因

素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长。

8.一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时

间，与会人员需要提前半小时开始入场。

9.领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到

小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场.

10．幕式主持人应以适当方式说明自己的身份（请礼仪小姐担

任主持人除外）。

11．幕式宣布的出席活动领导人名不宜过多。在介绍“出席

××活动的领导、贵宾”中，不应包括主办单位的领导人，应

是外宾、外单位领导人。一般情况下各主办单位领导应排在宾

客后面（主办单位领导是国家领导人的则应先报）；如有外国

驻华大使参加的，其位置则应提前（因其是外国元首的代

表）。

12．幕式剪彩活动能免则免，确需安排剪彩活动的，剪彩人不

宜多。为节约起见，应以彩带代替绸带。

13．开场称呼中，可按国际惯例称“女士们、先生们”，或

“贵宾们、女士们、先生们”，后面不必再加“朋友们、同志

们”。

14．话中“欢迎”“感谢”之类的句子要尽量归纳，以节省鼓

掌时间。使用现场翻译时，应尽量控制场面，使讲话人与译员

相配合，不要在中文讲完时中方人士立即鼓掌，应而在翻译完

后中外双方共同鼓掌，以示对外宾的尊重。

15.所借的音响设备必须事先调试，确保万无一失；如有必

要，还要准备录音笔、

mp3等现场录音设备（也须调试），并安排专人负责；

16．虑到翻译上的困难，讲话中避免使用国内工作中常用的缩

略语或惯用语，如“三改一加强”、“扫黄打非”等）或引用

古诗、谚语。

17．外讲话中（含文件、资料），宜用“我国”、“中国政

府”等。

18.如果现场需要播放ppt，需事先将所有需播放PPT拷入笔

记本电脑，放至桌面文件夹，并按次序加前缀，需要事先调试

投影仪位置，调试好分辨率等；

19.大型活动需事先制作议程PPT，一项议程一页PPT，字体

大一点，可适当配相关图片，配合主持人介绍时播放议程

PPT，注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异，字

体颜色和背景色间的对比可能需要调整.

20．绍地方或企业情况时，要突出重点，语言简练，一忌长篇

大论，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌数字堆砌（如有

必要，可提供文字资料）。

21．讨会不同于报告会，领导人讲话、主题演讲人不宜长篇发

言。研讨会不应片面追求人数规模，而应主题明确，主持人和

演讲人要有一定水平，能引起讨论。研讨会提问（含出访时对

方介绍情况后提问），要尽量简明具体，不必多说客套话。

22．绍招商项目时，不宜以我方预计生产规模及投资数作过于

准确的描述，如“生产规模125万吨，预计投资1650万元”

等。一是实际数字不可能如此精确，二是生产规模和投资额应

与投资者商定。

23.重要活动中，要适时提醒出席者关掉手机、寻呼机，或将

其调至静音状态。

24．访国外机构时，应提前进行联系、确认，说明拜访目的，

一经确认，应如约赴会。拜访（含出席宴请）人数有增减，都

应提前通知对方。

25．织出国展览应事先进行市场调研，了解当地产品供需情

况。参展企业和产品要有一定代表性，避免参展的同类产品互

相压价竞争。

26．禁携带假冒伪劣、侵犯知识产权等违禁品参展。要遵守展

览规定，不违规零售展览样品，禁止出售清册外的样品和私人

物品。

27．展时应听从当地展览组织者的统一指挥，不要随意乱拉乱

抢道具，摊位墙板不要用样本代替标准图片或文字说明。展品

布置要注意展示和贸易效果，既不要因展品过少而使摊位空

荡，也不要杂乱无章地堆放展品，搞“杂货铺”或“摆地

摊”。

28．格按展览规定的时间参展和撤展，不迟到，不早退。

29．出时，接待观众要热情、主动、耐心，不要在馆内扎堆聊

天或摊位间相互乱串，出现摊