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钥匙管理程序制度

第一章总则

为加强对钥匙的管理，确保公司财产和信息安全，制定本钥匙管理程序制度。钥匙是公司资产的重要组成部分，其管理涉及多个部门和环节，关系到公司的安全运营和管理效率。通过本制度的实施，确保钥匙的合理使用、有效保管和安全管理，防止钥匙丢失、滥用或被不当使用。

第二章适用范围

本制度适用于公司所有部门、员工及外部合作单位涉及公司钥匙的管理、使用和保管等相关活动。所有与钥匙相关的管理人员、员工及外部合作方均需遵守本制度。

第三章制度依据

本制度依据国家相关法律法规、公司管理规范及行业标准制定，确保符合相关法规和政策要求。具体依据包括：

1.《中华人民共和国安全生产法》

2.《企业内部控制基本规范》

3.《物业管理条例》

第四章钥匙管理目标

1.安全性：确保公司财产和信息的安全，防止钥匙丢失或被非法使用。

2.规范性：建立健全钥匙管理流程，明确责任分工，确保管理工作高效、有序。

3.可追溯性：建立完善的钥匙使用记录，确保每一把钥匙的使用情况可追溯。

4.高效性：提高钥匙管理的效率，减少不必要的资源浪费。

第五章钥匙管理规范

1.钥匙分类

钥匙根据使用场景及管理需求分为以下几类：

-公共区域钥匙：如会议室、卫生间的钥匙。

-办公区域钥匙：如各部门办公室的钥匙。

-特定设备钥匙：如重要设备、设施的钥匙。

2.钥匙使用权限

针对不同类别的钥匙，设定相应的使用权限：

-公共区域钥匙：所有员工可申请使用。

-办公区域钥匙：仅限部门负责人及相关人员使用。

-特定设备钥匙：需经设备管理部门批准，相关人员方可使用。

3.钥匙发放流程

钥匙的发放需经过以下流程：

-申请人填写《钥匙使用申请表》，说明使用目的及时间。

-相关负责人审核申请，并签字确认。

-钥匙管理人员根据审核结果发放钥匙，并在《钥匙使用登记表》中记录发放信息。

4.钥匙保管要求

钥匙应由专人保管，保管人员需定期检查钥匙的完整性和安全性。钥匙保管应遵循以下原则：

-所有钥匙应存放在指定的防火、防盗的柜子内。

-钥匙柜应由至少两名相关人员共同管理，确保钥匙的安全性。

-钥匙保管人员应定期进行钥匙的清点和记录，确保无钥匙丢失。

第六章钥匙的使用与归还

1.钥匙使用

使用钥匙时，员工应遵循以下要求：

-按照申请时所述的目的和时间使用钥匙，未经允许不得擅自使用。

-使用过程中，如遇到钥匙损坏或丢失，应立即向管理人员报告，并填写相关的《钥匙损坏/丢失报告单》。

2.钥匙归还

使用完毕后，员工应及时归还钥匙，归还流程如下：

-归还时，需填写《钥匙归还登记表》，并由专人核对。

-钥匙管理人员在确认钥匙完好无损后，方可在登记表上签字确认归还。

第七章钥匙的丢失与损坏处理

1.丢失处理

钥匙一旦丢失，使用者需立即采取以下措施：

-立即向钥匙管理人员报告，并填写《钥匙丢失报告单》。

-钥匙管理人员需及时组织查找，并记录丢失情况。

2.损坏处理

如钥匙在使用中损坏，使用者需：

-及时报告并填写《钥匙损坏报告单》。

-管理人员根据损坏情况，决定是否需要更换钥匙，并记录在案。

第八章钥匙管理监督机制

为确保本制度的有效实施，建立以下监督机制：

1.定期检查

钥匙管理人员需定期对钥匙进行检查和清点，确保其完整性和安全性。检查频率为每季度一次，发现问题及时整改。

2.责任追究

对于因管理不善导致钥匙丢失或损坏的责任人，依据公司相关管理规定进行追责。

3.反馈机制

建立员工反馈机制，定期收集员工对钥匙管理的意见和建议，及时改进管理流程。

第九章附则

本制度自发布之日起生效，由公司综合管理部负责解释和修订。制度如需修订，须经过相关部门的讨论和审议，并及时通知全体员工。

第十章总结

通过本钥匙管理程序制度的实施，确保公司对钥匙的管理更加规范、安全、高效。制度的完善与落实将有效提高公司的管理水平，保障公司资产安全，促进公司健康稳定发展。