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持续优化组织结构
近些年来在经营管理方面发现,在企业成长茁壮的过程中,经营者大多都会
遇到现行组织架构下,运作越来越没有效率和效能,但却不知如何着手改善,尤
其在旧有沉重包袱且企业亦未遭逢重大危机的情况下,不敢冒然实施企业流程再
造(BPR),期待透过组织架构的调整来提高经营管理运作的效率和效能,而寻求
辅导顾问的协助。在历经协助多家企业进行组织架构调整的实战后,体悟到一些
重要关键,期望对国内企业有类似需求的经营者有所助益。
一般而言,企业的组织结构(OrganizationalStructure)主要是梳理对于工
作任务如何进行分工、分组和协调合作;组织结构必须表明组织各单位的功能以
及各功能要素之间相互关系的一种模式,可以说是整个公司管理系统的“框架”。
组织结构所呈现的是组织的全体成员为实现组织目标,在管理工作中进行的分工
协作,在职务范围、责任、权利方面所形成的结构体系,其本质是为实现组织战
略目标而采取的一种分工协作体系,组织结构必须随着组织的重大战略调整而调
整。组织结构一般分为职能结构、层次结构、部门结构、职权结构四个方面:职
能结构是指实现组织目标所需的各项业务工作以及比例和关系,其考量要点在于
职能盘点与分析方面;层次结构则是指管理层次的构成及管理者所管理的人数,
其考量要点包括管理人员分管职能的相似性、管理幅度、授权范围、决策复杂性、
指导与控制的工作量、下属专业分工的相近性;部门结构是指各管理部门的构成,
其考量要点主要是一些关键部门是否缺失或优化;而职权结构是指各层次、各部
门在权力和责任方面的分工及相互关系,主要考量要点在于部门、岗位之间权责
关系是否对等。然而在组织调整上也可以撷取各方面的优点,来设计最适合企业
发展的架构!
初步整理出有几个原则相当实用:
企业的任务与目标永远放在第一
企业组织架构设计的根本目的,是为实现企业的战略任务和经营目标所服务
的。这是最基本的原则,组织结构调整的全部设计工作必须以此作为出发点和归
宿点,即企业任务、目标和组织结构之间是目的与手段的关系;衡量组织结构调
整后的优劣,要以是否有利于实现企业任务、目标作为最终的标准。从这一原则
出发,当企业的任务、目标发生重大变化时,组织结构必须作相应的调整和变革,
以适应任务、目标变化的需要。因此,进行企业组织架构的改革,必须明确要从
任务和目标的要求出发,该增则增,该减则减,避免单纯地把精简组织作为改革
的目的。
精准掌握有效管理幅度
组织内部的人员由于受个人能力、知识、经验条件的限制,每位部门主管能
够有效领导的直属下级人数是有一定限度的。有效管理幅度绝对不是一个固定
值,它受职务的性质、人员的素质、职能架构健全与否等条件的影响。这一原则
要求在进行组织重视调整架构时,管理者的管理幅度应控制在一定水平,以保证
管理工作的有效性。由于管理幅度的大小同管理层次的多少呈反比例关系,所以
必须要求在确定企业的管理层次时,考虑有效管理幅度的制约。因此,有效管理
幅度也是决定企业管理层次的一个基本因素。
善用集权与分权相结合的效益
调整企业组织架构时,建议要有必要的权力集中,也要有必要的权力分散,
两者不可偏废。集权是公司治理的客观要求,它有利于保证企业的统一领导和指
挥,有利于人力、物力、财力的合理分配和使用;而分权是调动下级积极性、主
动性的必要组织条件。合理分权有利于基层根据实际情况迅速而正确地做出决
策,也有利于上层领导摆脱日常事务,集中精力抓重大问题。因此,集权与分权
是相辅相成的,没有绝对的集权,也没有绝对的分权。企业在确定内部上下级管
理权力分工时,主要应考虑的因素有:企业规模的大小,企业生产技术特点,各
项专业工作的性质,各单位的管理水平和人员素质的要求等。。
重点掌握专业分工和协作
现代企业管理的特点是工作量大,专业性强,分别设置不同的专业部门,有
利于提高管理工作的质量与效率。在合理分工的基础上,各专业部门只有加强协
作与配合,才能保证各项专业管理的顺利开展,达到组织的整体目标。在组织调
整中也要重视横向协调的问题。运作的方式可实行系统管理,把职能性质相近或
工作关系密切的部门归类,成立各个管理子系统,分别由各副总经理负责管辖;
必要时可考虑设立一些必要的委员会及会议来实现协调。最重要的是创造协调的
环境,想办法提高管理人员的全局观念,致力增加相互之间的共同语言。
让组织有弹性和适应性
外
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