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事业单位档案信息化建设工作探讨

摘要：作为事业单位一项基础性建设工作，档案信息化有助于常规工作的效能提升、资源存储的利用共享以及对档案中信息数据的多元应用。针对目前这项工作在法规制度、建设层次、资源整合、人才队伍等方面存在的短板，应该着眼于建章立制，在国家法、社会管理领域和信息安全各层面，加强制度建设；同时进一步完善和细化事业单位电子档案管理和分类标准，做好技术对接，实现资源整合。事业单位在这方面应加大投入，强化硬件保障，建立人才梯队，激发创新动力，不断提升新时代事业单位档案信息化建设工作水平。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

档案信息化管理，是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库”[1]。伴随着现代化改革发展的进程，事业单位档案管理工作的内容和要求都发生了巨大变化，在管理内容急剧扩容的情况下，传统的档案管理方式已不能适应事业单位档案管理的客观需求。新形势档案工作作为对事业单位历史的最完整记录，涵盖了本单位党建、事业发展、民主决策、制度建设、职能履行、保障服务等领域诸多有重要价值的信息的存储和利用，是事业单位管理的重要基础性工作，因此须纳入本单位整体发展规划，促进档案信息化建设与其他中心工作同步发展，发挥出档案管理应有的效能和价值。

一、事业单位档案信息化建设的价值剖析

目前而言，事业单位档案管理工作主要包括单位档案工作自身的建章立制和规划发展，接收征集、整理鉴定、统计保管有关事业单位的各类档案资料，编制检索工具，编研出版专题档案史料，开发档案信息资源，开放档案和提供利用工作，此外还涉及档案工作的人员培训、宣教和业务交流等。将档案信息化建设渗透于上述工作任务和环节内容之中，能够有效提升事业单位档案工作的科学化水平和管理效能。

1.常规工作的效能提升。计算机数据处理开始之初，业内专家就断言：“借用数字化、信息化存储，在很大程度上可以减少档案的日常整理程序的复杂性、重复性劳动，借助于大数据的分析研判，可以使档案检索更加快速和准确”[2]。事业单位日常工作中涉及的档案信息量较为庞大，对数据信息的收集整理、检索利用要求较高，档案信息化建设极大提升了事业单位档案管理效率。借阅人员只需要获得授权的电子密钥，就可以借助信息化“高速通道”储存在电脑中的电子档案信息，实现相关档案的下载和传输，如果借助互联网，甚至不受地域的限制，实现快速检索档案。在程序上，通过关键词和字符串，自动化归类储存档案，可以成倍减少人工检索时间，极大降低日常工作所投入的人工成本，使档案管理从业者有更多时间精力从事高质量的研究型工作。

2.资源存储的利用共享。在事业单位中，以脑力劳动为主体的知识密集型组织占很大比例，信息化建设将传统的不同载体的各种档案利用信息技术进行数字化转换，转换后的档案信息成为信息容量大、传递快、空间占用小的电子资源，更能满足相关单位大量的知识信息需求，也更有利于档案管理者查找和翻阅，同时避免人工搜检、多次查阅同一档案触摸造成的物理损耗缺失。此外，随着事业单位数字化建设的进程加快，电子档案融入事业单位的大数据，能够和其他领域信息资源如公文系统、人事管理系统等对接，便于实现各种信息资源的归档与整合，实现档案资源的优化共享。

3.档案信息的多元应用。档案信息化的实现，有助于更好地为事业单位发展提供决策参考和资源平台。比如人事档案信息化程度较高时，针对本单位高层次人才档案可以形成精英人才库，为提升本单位人力资源管理效能，精确遴选业务岗位人选提供极大便利，实现人才使用的最优分配；再如事业单位作为公共服务性社会机构，按照职能、领域对人员档案、资源档案进行信息化归档和研判，就能助力多部门、各环节之间的高效协作、协同攻关。充分挖掘和研究事业单位在本行业内的档案资料，利用数字模拟、声光技术加以再现，就能使这些蕴含行业工作的独特资源，不再为时间的灰尘所蒙蔽，成为本单位开展职工培训、爱岗教育和思想政治等工作的宝贵资源。

二、事业单位档案信息化建设的现存问题

回顾新中国档案工作历程，我国档案管理工作经历了文书档案室、综合档案室到档案馆，直至今天的大档案管理体制初步建立的“三次飞跃”，集中统一的档案管理体制逐步形成，在网络化、信息化时代，档案管理与之相接轨并开展建设，是事业单位档案管理工作的又一次“飞跃”。但是，就目前的情况来看，事业单位档案管理从实体化管理向信息化高速发展的道路困难重重，主要集中在以下几个方面。

1.法规制度短板。实行事业单位档案信息化建设的关键，是建立和执行严格规范的管理体系，这其中包括档案信息化的“软环境”，也就是运转流畅、功能适当的管理程序平台