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办公用品管理制度

为规范本单位办公用品的采购、入库、保管、发放、申领、

使用等程序，使之管理有序，责任明确，节约节俭，避免浪费，

特制订本制度。

一、办公用品的分类

按使用的性质分为日常用品和易耗品两类。

其中日用品主要指：签字笔、圆珠笔、笔芯、铅笔、胶水、

回形针、胶带、打印纸、复印纸、便签纸、橡皮擦、夹子、档案

盒、白板笔、记号笔、插座、剪刀、订书机、计算器、档案夹、

印泥、一次性纸杯等价值较低的日常办公用品；易耗品为：打印

机墨盒、复印机墨盒、优盘等易消耗的办公物品。

二、办公用品的管理责任

本单位日常办公用品（单品价值1000元以下）的管理归口

为单位办公室。每月25号前，各部门制订相应的次月办公用品

采购计划报本单位办公室，办公室根据采购计划及库存情况，完

成办公用品需求统计表，并制订办公用品采购表，报分管领导审

核。当月的支出应限定在报批的计划经费之内，如有超支的需要

列出超支的理由，超支较大的需要书面解释。

三、办公用品的申请

办公用品的采购申请需要填写“办公用品采购申请表”（表

7-1-1）。办公用品的申请由各部门根据自己部门的办公需要，及

时地提出采购申请。办公用品采购申“请表”经部门负责人签批，

统一向办公室进行申请。

对于临时急需的办公用品采购需求，各部门可填写“临时急

需办公用品请购单”（表7-1-4），写明急需采购的物品名称、规

格、数量、请购理由等信息，经部门主管领导签字确认后，提交

单位办公室。

四、办公用品的采购

各部门填写的“办公用品采购申请表”在得到批准后，交到

办公室进行汇总。办公室工作人员根据库存情况及办公用品采

购申请情况，完成“办公用品需求统计表”（表7-1-2），并据此

制定办公用品采购表“”（表7-1-3)交主管领导审核。

办公用品的采购，由办公室负责。办公室须派专人把握好办

公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，坚持“货比

三家”原则，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。

办公用品到货后，由专人负责验收入库，验收的结果，应及

时填写在“办公用品采购验货单”（表7-1-5)中。

五、办公用品的库存控制

办公用品的库存控制由办公室负责。办公用品入库之初，需

填写“办公用品库存控制卡”（表7-1-6)，注明办公用品的存放

位置，并将办公用品的入库、出库情况，及时更新到库存控制卡

内。办公用品保管员要根据库存控制卡的记录情况，及时提出办

公用品采购建议，以维持办公用品的充足库存。

六、办公用品的发放和领用

各部门申请的办公用品应当及时发放。

日常办公需要的办公用品，由办公室在每月初例行发放。办

公室工作人员根据实际情况，及时填写“办公用品发放情况登记

表”（7-1-7),并请相应人员签字确认。

表在办公中临时短缺的办公用品，各部门须填写“办公用品

领用申请表”（表7-1-8），经部门主管和行政主管审批后，到办

公用品保管员处进行申领。办公用品保管员要做好办公用品领

用申请表的审核记录工作，并将办公用品的领用情况，及时更新

至办公用品领用登记表“”（表7-1-9)内。

七、办公用品的保管

办公用品的保管，由办公室负责。办公室须派专人，开辟专

门空间，进行办公用品的保管。

每种办公用品入库之初，办公用品管理员须制作并填写“办

公用品库存控制卡”。在保管工作中，卡内信息必须与库存实际

情况保持一致，做到账物相符。

办公用品库房必领保持干净、整洁，通风、干燥，并配备相

应的消防应急措施。办公用品保管员负责库房内办公用品的整

理、取用和安全、卫生工作。

每半年进行一次办公用品盘点。由办公室、财务部各派一人

组成盘点小组，对办公用品进行盘点。盘点内容包括检查相应的

办公用品的存在情况、问题情况，并让相应的保管人签字确认，

以便及时地发现问题、处理问题。

八、办公用品的节约使用

全体职工必须树立节约意识，合理、正确使用办公用品。办

公室负责对各部门办公用品使用情况进行监督，对于肆意浪费、

随意丢弃办公用品的情况，应当在单位内部予以通报批评。