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通过学习，你将能够：

●了解和正确认知会议;

●掌握保障会议成功举办的准备工作;

●了解大型会议活动的组织和策划情况。

会议组织与活动管理

一、会议的正确认知

1。会议的现状

研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的

却很少。由于会议的频繁召开,可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损

失。例如,企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥,一直忙开会，大会接小会，

神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月

会，随时检讨会,年底是年会

大多数企业认为,通过会议的效率和会后的执行效率,可以决定企业的最终效率.据统

计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每

天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评

论》通过调查发现,每个主管每天用于正式会议的时间为3。5小时，非正式会议的时间为1

小时.

通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更

多的时间是策划和安排会议。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开

会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。因此，企业要想提高会议的成功

率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。

2。会议的重要性

会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率

和执行的效率决定企业真正的效率。而且企业90％以上的重大决策都是在会议中制定和贯

彻,通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来

更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。

3。会议的定义

会议是由三个或三个以上的人集合在一起,为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向

沟通.

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随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通

过Skype也可以开会.然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的

数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。

4.会议的作用

会议的作用主要包括:

第一，会议能够为企业提供信息；

第二，汇聚信息；

第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题,

通过会议形式帮助企业解决和处理问题；

第四,企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递；

第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；

第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位,新领导往往通过尽可能多的召开

会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。

5.会议的影响

会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，

同时会议的群体决策,能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。然而企业频繁召开低效

率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议

的波纹效应。

所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论,中层

解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，