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建设工程项目收集整理档案管理制度

第一章总则

为加强建设工程项目的档案管理，确保档案的安全性、完整性和有效利用，根据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。建设工程项目档案是记录项目全过程的重要文件资料，是项目管理、决策、评估和后续工作的依据。通过本制度的实施，旨在提升档案管理水平，促进工程项目的规范化管理。

第二章适用范围

本制度适用于所有参与建设工程项目的部门、单位及相关人员，包括但不限于项目经理部、设计单位、施工单位、监理单位及相关职能部门。涉及档案的收集、整理、保管、查阅和转递等环节均应遵循本制度。

第三章档案管理规范

1.档案的分类与编码

建设工程项目档案应根据不同类型进行分类，主要包括：

-项目立项资料

-设计文件

-施工记录

-监理文件

-变更和洽商记录

-验收资料

-其他相关文件

每类档案应制定相应的编码规则，确保档案在管理过程中的可追溯性。

2.档案的收集与整理

项目实施过程中，各相关单位应收集与本项目相关的所有档案材料，确保资料的完整性与有效性。具体要求包括：

-所有资料应在规定的时间内收集齐全，及时归档。

-归档材料应保证字迹清晰、内容完整，并由项目负责人审核确认。

-归档资料应按类别、时间、重要性等进行整理，以便于后续查阅。

3.档案的保管

所有项目档案应由专人负责保管，采取安全措施以防止档案的丢失、损坏和泄露。具体要求包括：

-档案应存放在专用档案室，确保环境适宜（防潮、防火、防盗）。

-档案需逐一编号，并建立档案管理台账，定期进行清查。

-档案的借阅与归还应有专门记录，确保档案的完整性。

第四章操作流程

1.档案的收集流程

-各相关单位应及时收集项目过程中的各类资料，形成初步档案。

-项目结束后，责任单位应将所有档案材料整理齐全，提交至档案管理部门。

2.档案的整理流程

-档案管理部门负责对收集的档案进行分类、整理和编号，形成完整的档案包。

-整理后的档案应进行审核，由项目负责人签字确认。

3.档案的保管流程

-经审核确认的档案应及时入库，存储在档案室，确保环境适宜。

-每年定期对档案进行检查，确保档案的完整性与安全性。

4.档案的查阅与借用流程

-需查阅档案的人员应填写查阅申请表，并获得档案管理部门的批准。

-查阅时应遵守必威体育官网网址制度，严禁涂改、损坏档案。

-借用档案需经过项目经理批准，并填写借阅登记表，借用后应在规定时间内归还。

5.档案的转递流程

-档案转递需填写转递通知单，并由档案管理部门负责密封转递。

-转递的档案应通过专用渠道进行，不得随意携带。

第五章监督与评估机制

1.监督机制

-建设工程项目档案管理由项目管理办公室负责监督，确保各项规定的执行。

-定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2.评估机制

-每年度对档案管理工作进行评估，总结经验教训，提出改进建议。

-评估结果应形成书面报告，并在项目总结会上进行通报。

第六章附则

1.解释权

本制度的解释权归建设工程项目管理办公室。

2.实施日期

本制度自发布之日起实施，所有相关单位及人员应严格遵守。

3.修订流程

本制度如需修订，应由项目管理办公室提出修订意见，经审核后进行修订。

总结

本制度的制定旨在提升建设工程项目的档案管理水平，确保档案的安全、完整和有效利用。通过明确责任分工、操作流程及监督机制，确保档案管理的规范化、科学化，为项目的顺利实施和后续工作提供有力保障。希望各相关单位和人员能够积极配合，严格执行，共同推动档案管理工作向前发展。