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焦煤集团视频会议系统管理办法

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焦煤集团视频会议系统管理办法

第一章总则

第一条为加强焦煤集团视频会议系统的运行维护和管理，规范系统的操作规程，保障视频会议系统稳定、高效、安全运行，依据国家有关法律法规和集团公司信息化相关规范制定本办法。

第二条焦煤集团视频会议系统（以下简称视频会议系统）是指上联河南煤化总部及下联所属基层单位的三级视频会议系统，是河南煤化集团和焦煤集团召开视频会议的重要信息系统，该系统包括各主、分会场的视频终端、音响系统、控制系统、会议室及其相关设备等。

第三条河南煤化总部为视频会议系统的一级会场；焦煤集团为二级会场；各矿（厂）为三级会场。

第四条本视频会议系统为非涉密系统，只能召开非涉密内容的会议。

第五条本规定适用于焦煤机关各处室及接入视频会议系统的各分会场所属单位。

第二章管理机构和职责

第六条视频会议系统的运行管理遵循“统一组织，分级负责、属地管理”的原则。各单位要理顺管理体制，明确本会场的视频会议系统运行管理部门（以下简称运行管理部门），配备专门的技术人员，保障视频会议系统运行管理工作的顺利进行。

第七条焦煤集团综合办公室负责焦煤集团内部视频会议的审批和组织协调工作，主要职责是：负责审批各会议组织部门提出的召开各类视频会议的申请和组织协调工作。

第八条焦煤集团计讯处是焦煤集团所属的二、三级会场的运行管理部门。负责焦煤集团所属二、三级视频会场的运行管理工作，主要职责是：制定视频会议系统相关运行管理制度；负责焦煤集团视频会议系统软硬件设备的日常维护；负责视频会议召开时的保障工作；负责焦煤集团所属各分会场的联调工作；负责组织开展有关培训工作。

第九条组织召开视频会议(含组织参加河南煤化集团视频会议)的各机关处室为视频会议组织部门，其主要职责是：负责确定视频会议主会场的地点、会议召开时间、会议内容和参会人员；负责印发会议通知并通知参会单位和人员准时出席。

第十条有视频会议分会场的各基层单位主要职责是：根据具体情况制定适合本单位的视频会议系统相关运行管理制度；负责本单位视频会议系统软硬件设备的日常维护管理，参加焦煤集团组织的联调工作，负责本单位视频会议召开时的保障工作。各基层单位要明确一名单位行政责任人、一名技术管理责任人、两名以上技术管理人员负责本单位视频会议系统的运行维护管理；负责完善和审核《焦煤集团视频会议系统会场信息登记表》（见附件1）并报计讯处备案。

第十一条各基层单位的网络管理部门负责视频会议的网络

第二十一条会议结束后，首先由主会场运行管理部门断开整个视频会议系统，各分会场确认系统断开后，方可关闭本会场相关设备，并做好相关文档记录工作；严禁各分会场擅自退出视频会议系统；主会场运行管理部门工作人员应按要求完成会议实况的录制、存档和文档记录工作。

第五章会议室与设备管理

第二十二条各会场运行管理部门应指定技术管理人员对视频会议系统设备及会议室设施进行维护和管理，按照要求统一制作、摆放单位标识。

第二十三条各会场运行管理部门负责做好会场会议环境的保障工作，主要包括：会议室颜色建议采用浅色色调；会议室光源要避免自然光源，尽量采用人工“三基色”光源，灯光布置成多回路，使光照充分均匀；会议室采用隔音吸音材料和双层玻璃等隔音装置保证声音效果。

第二十四条各会场运行管理部门要加强视频会议系统的日常维护管理，妥善保管系统设备，做好设备的防雷、防潮、防晒、防尘等事项；各技术管理人员要定期对设备进行维护保养，及时排除故障隐患；严禁在视频设备上安装与该系统无关的软件或者设备，严禁其他无关人员操作该系统设备。

第二十五条各会场运行管理部门应加强视频会议系统设备的权限控制和设备参数配置管理，各会场所有网络设备须划分独立的VLAN ；所有设备采用的路由、IP地址、设备名称等技术参数配置不得擅自更改，如需修改，必须书面上报计讯处审批后方可修改，如若擅自更改，严肃处理相关责任人；所有设备的账号密码须定期更改并做好记录。

第二十六条各会场运行管理部门更换或新增视频会议系统设备，应保证与现有系统互连互通，设备选型须与原系统设备兼容，并将有关情况及时上报计讯处备案。

第六章技术档案和资料管理

第二十七条视频会议室技术档案和资料要求如下：

1、会议室布线系统图，包括传输电缆、外围设备与主机的连接、电力及照明等各种布线系统图；

2、设备的说明书、维护手册、原理图、接线图以及保修卡等；

3、各种维护规章制度，包括维护规程、维护指标体系、责任制度、工作细则、操作方法等，以及关于上述规章制度修改补充内容；

4、会议室设备及仪表的台账；

5、其它工具书籍和技术文件等。

第二十八条视频会议室的原始记录要求如下：

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