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企业外出参展与会议管理制度

第一章总则

第一条目的和依据

本制度旨在规范企业员工外出参展与参加会议的行为，提高企业的

形象和业务拓展本领，确保外出参展与会议的目标顺利实现。本制度

依据国家相关法律法规和企业内部管理规定订立。

第二条适用范围

本制度适用于企业全体员工参展和参加会议的管理和监督。

第二章外出参展管理

第三条参展策划

1.参展计划由相关部门提出，并报经总经理批准。

2.参展项目确定后，需编制认真的参展策划方案，包含参展

目标、参展内容、参展预算等。

3.参展策划方案经相关部门审批通过后，可以实施。

第四条参展人员选拔

1.参展人员的选拔由相关部门负责，依据参展项目和个人业

务本领选择合适的人员。

2.参展人员应具备良好的外语沟通本领和相关专业知识。

3.选拔结果需经总经理批准，并报人力资源部备案。

第五条参展费用管理

1.参展费用包含展位费、物流费、差旅费、留宿费等各项支

出。

2.参展费用由财务部门统一管理，相关部门在参展策划方案

中提出预算，经财务部门审批后进行预付。

3.参展结束后，相关人员必需及时结算各项费用，并按规定

报销相关发票和票据。

第六条参展行为规范

1.参展人员需定时到达展会现场，并按要求完成布展和撤展

工作。

2.参展期间，参展人员应保持良好形象，与客户进行有效沟

通，呈现企业产品和服务。

3.参展人员不得私自离开展位，如有特殊情况需事先报备并

得到批准。

4.参展人员应乐观参加展会组织的各项活动，并做好宣传推

广工作。

5.参展人员不得从事与展会无关的商业活动，不得泄露企业

商业机密。

第三章会议管理

第七条会议策划

1.会议由相关部门提出，并报经总经理批准。

2.会议策划包含会议主题、议程布置、参会人员名单等内容。

3.会议策划方案经相关部门审批通过后，可以实施。

第八条参会人员确定

1.参会人员确实定由相关部门负责，依据会议议题和个人职

责确定参会人员。

2.参会人员需依照会议要求按时参会，如确有特殊情况需事

先请假，请假需经直接上级批准。

第九条会议费用管理

1.会议费用包含场合租赁费、餐饮费、交通费等各项支出。

2.会议费用由财务部门统一管理，相关部门在会议策划方案

中提出预算，经财务部门审批后进行预付。

3.会议结束后，相关人员必需及时结算各项费用，并按规定

报销相关发票和票据。

第十条会议组织和主持

1.会议由主办部门负责具体组织和布置。

2.会议主持人应提前准备会议议程，并确保会议定时进行，

保障参会人员的参加和表达看法的权利。

3.会议主持人应维护会议纪律，确保会议秩序井然，不得有

人身攻击和恶意诋毁他人的言论。

第十一条会议记录和总结

1.会议记录由会议秘书负责，将会议内容和决策结果做认真

记录，记录经主办部门和与会人员确认无误后正式成文。

2.会议结束后，应及时对会议进行总结，总结包含会议的效

果评估、改进看法及行动计划等。

第四章考核与奖惩

第十二条考核制度

1.参展和参会活动纳入员工年度考核体系，对相关人员的工

作表现进行综合评价。

2.考核内容包含参展和参会工作的组织本领、协作本领、沟

通本领等。

3.考核结果作为晋升、岗位调整和奖惩的参考依据。

第十三条奖惩措施

1.参展和参会工作表现优秀的人员将予以相应的嘉奖和荣誉，

如奖金、荣誉证书等。

2.参展和参会工作表现不佳的人员将进行相应的纪律处分，

如通报批判、停止晋升等。

第五章附则

第十四条本制度的解释权

本制度解释权归企业总经理全部，相关部门和员工必需严格遵守本