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企业内部控制应用指引第7号-采购业务

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企业内部控制配套指引讲解第七讲

第七谈订货业务

大家好，这一讲我们学习采购业务。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而

寻求从体外摄入的过程。我们先来看一个案例：

2000年8月，在山东莱州金仓矿业有限公司会议室里，正在举办钢球招标订货可以，

源自山东省内的4家生产厂家纷纷打出自己的技术资料、质量普遍认可书、业绩证明和报

价，经过数轮的投标，价格下降了37％，共节约资金15万。通过价格比价订货，并使物

资订货价格下降了10％－12％，仅当年就节约资金350万。

莱州市的很多工业企业特别是国有企业把加强采购管理作为从严治企，增强企业市场

的竞争力，全面推行比价采购和招标采购制度。按照规定，所有采购计划由供应部门汇总，

生产、审计、供应等部门审核，分管领导签批，供应部门根据批准的计划填列采购物资价

格申请单，申请单包括物资名称、规格型号、数量单价等，审计部门根据市场动态，对申

请单进行审核，为制定采购价格提供依据，经经理（厂长）办公会研究同意后方可实施。

对购进的物资，必须由质检部门进行严格的质量检查，对质量不合格的产品要求退货，而

所有采购物资的支付款项，未盖审计专用章的，财务部门一律拒绝付款。这些企业利用多

种信息渠道，广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息，进行比质比量，确定的选择合

理的供应商。这种比价采购制的实施，有利于将原来集中的权利分散化，隐蔽的权利公开

化。除了金仓公司外，中策啤酒有限公司对大麦的比价采购一举节约了90多万元。2000

年上半年该市对14家国有企业涉及的统计物资抽查看，有51％的物资品种降低了采购成

本，与原先相比节支率达到5．8％，不仅如此，比价采购制的实施，还将原先集中的权利

分散化，隐蔽的权利公开化。仅2000年上半年，莱州市属工业企业成本费用利润率提高

了0．63个百分点，实现管理效益1400多万元。

可以窥见，订货环节就是内部掌控的要点和难点，订货人员拿回扣受贿而引致的订货

物资的低质高价、同质高价或者同价低质等问题屡见不鲜。在订货环节中至今还没全然能

可以除去订货人员从中舞弊的办法，但是本案例的比价订货在非常大程度可以避免舞弊的

出现。上述案例建议搞好以下几个方面的内部掌控事项：

1．采购计划的提出，由采购部门根据现有存货及生产情况提出申请，这样既能保证

存货的及时供应，又能保证存货不会过量储存导致储存成本上升或者存货浪费。

2．订货提出申请由生产、审计工作和供应部门审查，这样可以避免供应部门由于没

其他部门的监督而独断专行引致订货的浪费犯罪行为。再次，各供应部门可以从该部门的

角度参予购货提出申请计划与否合理的决策当中，这样就能够更好确保订货的合理性。

3．经过一系列部门的审核同意后，该采购的执行过程中，采购物资的质量必须由质

检部门进行检查合格，同时审计部门还应该广泛收集各种产品价格信息，制定采购价格标

准，这样可以防止采购人员虚报采购物资价格，从中捞取好处。因为在采购中，长期以往，

由于采购物资价格没有严格的刚性规定，这样给采购人员提供了谈判的空间，而且由于采

购管理部门不能及时地掌握产品信息，因此，销售方很可能和采购人员勾结，不能如实向

采购单位报告采购价格情况。所以在比价采购中需要广泛收集产品信息，及时了解采购物

资的情况，相关部门联合通过采购物资的质量合理确定采购物资的价格范围，给采购人员

的空间较少。这样可以节约大笔开支。

4．在订货物资的货款缴付部门，当订货物资不符合要求或者订货物资的价格不合理

时，财务部门可以根据质检部门和审计工作部门的通告婉拒退款，加强订货的掌控。

实际上，在现实经济生活中，部分企业在办理采购业务时不同程度地存在以下问题：

采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，导致企业生产停

滞或资源浪费；供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批

不规范，致使采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈；采购验收不规范，付款审核不严，

造成采购物资、资金损失或信用受损。为此，《企业

内部掌控应用领域提示第7号——订货业务》明确要求企业应强化请购、审核、出售、

环评、退款、订货后评估等环节的风险管控，保证物资订货满足用户企业生产经营须要。

本指引的主要内容包括：

（一）订货管控的重要性

（二）采购过程中的