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第一联系人制度

第一章总则

为规范组织内各类活动的第一联系人管理，提高信息传递的效率，确保相关活动的顺利进行，根据国家相关法律法规及组织内部规定，特制定本制度。第一联系人制度旨在明确各类事务及活动中第一联系人的职责，确保信息沟通的及时性与有效性，为组织的高效运作提供保障。

第二章制度目标

本制度的主要目标包括：

1.明确第一联系人在各类活动中的角色与职责，确保信息的畅通与及时传递。

2.规范第一联系人选择与管理流程，提升组织内沟通效率。

3.通过建立监督机制，确保第一联系人制度的有效实施与持续改进。

第三章适用范围

本制度适用于组织内部所有部门、项目组及相关人员，涉及的活动包括但不限于：

-项目启动与执行

-内部会议及外部沟通

-紧急事件处理

-其他需要明确第一联系人的事务

第四章管理规范

4.1第一联系人的任命

1.任命流程

各部门在开展新项目或活动时，应指定一名第一联系人，填写《第一联系人任命表》，报送人力资源部备案。

2.任命标准

第一联系人应具备以下条件：

-相关领域的专业知识与经验

-良好的沟通能力与协调能力

-能够承担相应的责任与义务

4.2第一联系人的职责

第一联系人需履行以下职责：

1.信息传递

负责将活动相关信息及时传达给参与人员，确保信息的准确性与完整性。

2.问题协调

在活动开展过程中，负责协调各方意见，解决遇到的问题，确保活动的顺利进行。

3.进度跟踪

定期收集活动进展情况，及时向相关人员汇报，确保活动按计划推进。

4.文档管理

负责相关活动的文档整理与归档，确保信息的可追溯性。

第五章操作流程

5.1第一联系人选拔流程

1.项目启动前

各部门需在项目启动前7个工作日内提交《第一联系人任命表》。

2.审核与备案

人力资源部对提交的任命表进行审核，确保任命符合标准，并进行备案。

3.信息发布

任命完成后，人力资源部负责在内部公告上发布第一联系人的信息。

5.2第一联系人职责履行流程

1.信息传递

第一联系人应在活动前7天内，将活动信息通知所有参与人员。

2.问题反馈

第一联系人在活动中遇到的问题，需立即向上级汇报并协调解决。

3.活动总结

活动结束后，第一联系人需在5个工作日内提交活动总结报告，并附上相关文档。

第六章监督机制

6.1监督流程

1.定期检查

人力资源部每季度对第一联系人制度的执行情况进行检查，确保各项规定落实到位。

2.反馈渠道

建立反馈机制，鼓励参与人员对第一联系人制度提出意见与建议，便于后续的改进。

3.评估与修订

根据反馈情况及活动实施效果，定期对第一联系人制度进行评估与修订，确保其适用性与有效性。

6.2记录与汇报

1.记录要求

第一联系人需保存与活动相关的所有文档，包括任命表、会议记录、总结报告等，形成档案。

2.汇报要求

相关部门应定期向人力资源部汇报第一联系人制度的执行情况，包括问题与建议。

第七章附则

1.解释权限

本制度由人力资源部负责解释。

2.适用条件

本制度适用于所有部门及项目组，具体实施细则可根据实际情况进行调整。

3.生效日期

本制度自发布之日起生效，所有部门应严格遵守。

4.未来修订流程

本制度的修订应由人力资源部牵头，广泛征求各部门意见，形成修订草案后报高层领导审批。

总结

第一联系人制度的建立，不仅有助于提高组织内信息的传递效率，也能有效防范因沟通不畅导致的风险。通过明确第一联系人的职责和操作流程，组织能够更好地应对各种活动与突发事件，提升整体管理水平。希望各部门能够认真落实本制度，为组织的高效运作贡献力量。