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产品手册的存档管理

随着社会的发展和科技的进步，每个行业的产品都在不断更新

换代，企业在不断开发新产品的同时，也需要对旧产品进行整理

和归档。产品手册是企业在销售产品过程中最重要的辅助工具之

一，也是企业在销售过程中必不可少的资料。对于生产厂家来

说，将产品手册进行存档管理非常重要。因为产品手册不仅是记

录着产品信息的实用工具，也是产品形象的体现。在存档管理过

程中，必须对产品手册进行全面、规范、有效的管理，以保证产

品信息的准确性和完整性。

1.梳理手册信息

首先，企业需要一套完整的管理制度来规范手册存档及使用。

企业应当建立起一套完整的产品信息管理制度，制定出合理的产

品手册制度，包括对手册的编制、审批、修改、打印、归档等各

个环节进行规范化管理，保证手册所有的信息及时更新，内容真

实准确，并由专业人员进行审核和审批。这样可以保证手册在一

定程度上不被带偏，保障企业的信誉和形象，并帮助提高企业的

销售竞争力。

2.管理手册的存储位置

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产品手册存档管理应当根据要求进行统一的标准化管理，特别

是存放手册的位置应当特别注意。企业可以建立一个专门的手册

存储中心，设置专用的手册库房，采用档案架、文件柜等专用工

具进行分类存放和归档。针对不同的手册门类或版本号，分开存

放，应当建立手册登记表进行记录和管理，以防止手册丢失情况

的发生。同时，应当定期对手册进行检查、维护、整理和更新，

及时清除那些已经淘汰的、已经不需要的手册，确保手册的准确

性和完整性。

3.管理手册的使用

管理产品手册还需要考虑到手册的使用过程，为避免手册的重

复使用、遗失等情况的发生，应该加强对手册的利用和控制。例

如，在企业的销售过程中，即使销售人员已经熟知产品的特点，

但在与客户进行谈判或签订合同时，仍然需要去对着手册进行核

对。由于人力不可避免，可能无法控制出现手册错用、误用等情

形，所以，应当在企业的交易过程中建立一套利用手册的机制，

通过签字、申请、审批等环节的控制，来规范管理手册的使

用，保证手册的服务质量和利用效益。

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4.管理手册的修改

由于产品的研发和定型都需要一定的时间，在产品手册的制作

过程中，往往需要经过多次的修改，以确保手册所包含的信息没

有遗漏、错漏或矛盾等情况的发生。在进行手册修改时，应当特

别注意如下几点：

（1）对产品技术信息的核实：

在进行手册修改前，必须对产品核心的技术信息进行核实，确

保修改前后的手册内容准确无误。以避免出现以差错丢失的问

题。

（2）对文案的准确性进行核实：

产品手册中的文案是比较重要的，手册修改时，需要对文案的

语言表述进行修正和重构，以使文案内容准确、通俗易懂，并且

又能体现产品的特点。

（3）对手册版本的控制：

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在对手册进行修改时，必须严格控制版本号，确保新版手册与

旧版手册的区别，避免版本混淆和使用错误，同时要建立起所有

手册版本记录表，方便进行分析和查阅。

综上所述，对产品手册的存档管理不仅能够保证产品信息的准

确性和完整性，还可以有效地提高企业的规范化管理水平，增加

企业的信誉度和竞争力。因此，企业必须对产品手册存档管理过

程进行全面、规范、有