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食品安全档案管理制度

第一章总则

为了加强食品安全管理，保障公众健康，规范食品安全档案的管理，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。食品安全档案是记录食品生产、加工、流通、消费等环节的相关信息，是企业合规经营的重要依据。

第二章适用范围

本制度适用于公司内所有与食品安全相关的部门及人员，包括但不限于生产、质量管理、采购、销售、仓储等。所有涉及食品安全的档案管理均应遵循本制度。

第三章管理规范

3.1档案分类

食品安全档案主要包括以下几类：

-生产档案：包括生产计划、生产记录、产品检验报告等。

-原料采购档案：包括原料供应商资质、采购合同、进货检验记录等。

-销售档案：包括销售合同、发货记录、客户投诉处理记录等。

-培训档案：包括员工培训记录、考核结果等。

-监测与审核档案：包括内外部审核报告、监测记录等。

3.2档案收集与整理

各部门应及时收集与食品安全相关的各类资料，并按照规定格式整理归档：

-收集的档案材料需完整、真实，确保其具有法律效力。

-各类档案应由专人负责整理，并定期审核和更新。

3.3档案保管

-所有档案应存放在专用档案室，并采取安全防护措施，确保档案的完整性和安全性。

-档案室应具备防火、防潮、防盗等安全设施，专人管理，未经许可不得随意进入。

-档案的保管期限应根据法律法规及企业内部规定进行管理，过期档案应按照相关流程进行销毁，并做好记录。

第四章操作流程

4.1档案的收集与归档流程

1.收集资料：各部门负责及时收集日常工作中产生的食品安全相关资料。

2.资料整理：根据档案分类标准进行整理，确保资料齐全、格式一致。

3.归档审核：由专人负责审核整理后的档案，确保资料的真实性和完整性。

4.归档入库：审核通过后，将档案按规定存入档案室。

4.2档案查阅与借用流程

1.查阅申请：需查阅档案的人员需填写查阅申请表，并提交给档案管理人员。

2.审批流程：档案管理人员审核申请，并根据情况进行批准或拒绝。

3.查阅记录：查阅档案时需做好记录，确保查阅人签字确认，保持档案的完整性。

4.借用规定：如需借用档案，必须经部门负责人批准，并填写借用登记表，借用人员需负责档案的安全。

4.3档案转递流程

1.转递申请：需转递档案的人员需填写转递申请表。

2.登记备案：档案管理人员审核申请，并登记转递信息。

3.密封转递：转递档案需密封，确保信息不外泄，通过机要途径转递。

4.确认收回：接收方需及时确认收回档案，并在登记表上签字。

第五章监督机制

5.1监督责任

-食品安全管理部门负责监督本制度的执行情况，定期检查档案管理的落实情况。

-各部门负责人需对本部门的档案管理工作负责，确保档案的收集、整理、保管和使用符合规定。

5.2评估与改进

-定期对档案管理工作进行评估，发现问题及时整改。

-每年进行一次全面的档案管理自查，总结经验，提出改进建议。

5.3记录与反馈

-档案管理人员需建立记录台账，详细记录档案的收集、整理、借用和转递情况。

-定期向管理层汇报档案管理工作情况，提出改进和优化建议。

第六章附则

本制度由食品安全管理部门负责解释，自颁布之日起实施。

6.1生效日期

本制度自发布之日起正式生效。

6.2修订流程

本制度如需修订，需由食品安全管理部门提出修订意见，报管理层审核批准后方可实施。

结语

本食品安全档案管理制度旨在确保食品安全管理工作的规范性与可追溯性，加强对食品安全相关信息的记录与管理，为企业合规经营提供保障。所有员工需严格遵循本制度，共同维护食品安全，为消费者的健康保驾护航。