公司员工档案数字化管理制度.docx

第一章总则

第一条为提高公司员工档案管理效率，确保档案信息的准确、完整、安全，根据国家有关档案管理法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工档案的数字化管理工作。

第三条员工档案数字化管理应遵循以下原则：

1.法规遵循原则：遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案数字化工作合法合规。

2.安全必威体育官网网址原则：加强档案数字化过程中的安全必威体育官网网址工作，防止档案信息泄露。

3.效率优先原则：提高档案数字化工作效率，缩短档案查询时间，满足公司业务需求。

4.规范统一原则：统一档案数字化标准，确保档案数据的一致性和可交换性。

第二章职责分工

第四条公司人力资源部负责员工档案数字化管理的组织实施和监督。

第五条人力资源部下设档案数字化管理小组，负责具体实施工作，包括：

1.制定员工档案数字化管理方案；

2.建立员工档案数字化系统；

3.对员工档案进行数字化处理；

4.对数字化档案进行备份和安全管理；

5.对员工档案数字化工作进行培训和指导。

第六条各部门负责提供本部门员工的档案资料，配合人力资源部完成档案数字化工作。

第三章档案数字化流程

第七条档案数字化流程如下：

1.档案收集：各部门收集本部门员工的纸质档案，包括人事档案、工资档案、社保档案等。

2.档案整理：对收集到的纸质档案进行分类、整理，确保档案的完整性和准确性。

3.档案数字化：将整理好的纸质档案进行数字化处理，包括扫描、录入、校对等。

4.数据备份：对数字化档案进行备份，确保档案数据的安全。

5.系统维护：定期对数字化档案系统进行维护，确保系统正常运行。

第四章档案安全管理

第八条员工档案数字化管理系统应设置用户权限，确保只有授权人员才能访问和操作档案。

第九条档案数字化过程中，应采取必要的安全措施，如数据加密、防火墙等，防止档案信息泄露。

第十条员工档案数字化管理系统应定期进行安全检查，发现问题及时整改。

第五章档案查询与使用

第十一条员工档案数字化后，应建立档案查询制度，方便员工和相关部门查询。

第十二条查询档案时，应遵守以下规定：

1.查询人需出示有效证件；

2.查询内容限于本人或工作需要；

3.查询结果仅限于查阅，不得复制、传播。

第六章附则

第十三条本制度由公司人力资源部负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。

通过实施员工档案数字化管理制度，公司可以有效提高档案管理效率，降低档案管理成本，同时确保档案信息的安全和完整，为公司的持续发展提供有力保障。