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管理沟通实务2023——组织高效率会议——

任务三情境导入张华所在的公司要召开年度工作总结会，参加人员有部门经理、副总经理、总经理等中高层管理人员，共计30人，其中部门经理23人、副总经理6人、总经理1人，会期两天，会议首先由部门经理及副总经理，采用PPT演示方式每人发言15分钟，重点总结本部门工作情况或本人分管工作情况，然后，由总经理作公司总结报告及下年度重点工作设想，最后，分组对总经理报告进行研讨交流。组织高效率会议

任务三任务描述张华是该公司此次会议的主管，他要制定一份会议沟通方案，以确保会议高效圆满。会议沟通方案该如何制定呢？组织高效率会议

任务三组织高效率会议一、会议的目的解决问题作出决策产生创意上情下达分配任务

任务三组织高效率会议二、影响会议成效的因素会议目的不明确12会议持续时间过长3简单问题重复化5会议主持人主持不力六点因素4意见分歧处理不当物质环境不利6

任务三组织高效率会议三、提高会议成效的对策明确会议目的12缩短会议时间3领导者以身作则5正确处理各种矛盾和分歧六点对策4选择好会议主持人做好会议备忘录和会议简报的分发工作6

任务三组织高效率会议实践演练假设你公司某部门的负责人，你在召集本部门人员开会时，总遇到下属情况，作为该部门的负责人你会采取什么措施处理？（1）小张拖拖拉拉，开会总是迟到。（2）小王在会上默不作声，不管正确与否，从不发表意见。（3）小李在会上十分活跃，不管会议内容如何，总爱打断主持人的讲话，对会议内容进行评价，时常导致会议主题难以正常进行。

任务三组织高效率会议五、会议管理技巧（一）做好会议的各项准备工作1.明确会议的必要性2.明确会议的目的3.确定会议议题4.确定会议成员5.安排会议议程6.安排会议时间7.选择会议地点8.准备会议资料9.发放会议通知

任务三组织高效率会议五、会议管理技巧（二）对会议过程进行合理控制1、有效控制会议议题和议程（1）明确会议议题所要达到的目标（2）根据会议议程顺序，征求与会者意见（3）给每个人表达自己意见的机会（4）控制讨论进程（5）如果会议上出现见解不一致而引起争论时，主持人要做过渡性的总结（6）控制会议预期时间，不要拖时，按时结束（7）每个议题讨论结束后，主持人就已经达成一致的内容给出一个简短、清晰的概括。

任务三组织高效率会议五、会议管理技巧（二）对会议过程进行合理控制2、合理控制会议成员的行为（1）严肃对待迟到行为（2）控制喋喋不休者（3）对沉默给予积极引导（4）保护下级（5）鼓励思想碰撞（6）提防对建议的压制

任务三组织高效率会议五、会议管理技巧（二）对会议过程进行合理控制3、加强对会议的组织协调第一，目的性原则第二，应变性原则第三，果断性原则第四，灵活性原则

任务三组织高效率会议五、会议管理技巧（三）做好会后工作整理会议纪要01报道会议消息02监督检查执行情况03

什么是团队？成功的团队具有哪些特征？1简述团队决策的类型和方法。2试述团队沟通的流程。3会议的主要目的有哪些？4影响会议成效的因素有哪些？5怎样才能提高会议的成效？6会议召开之前要做好哪些准备工作？7项目重点内容训练