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小学学籍档案管理制度

第一章总则

为加强小学学籍档案的管理，保障学籍信息的准确、完整与安全，依据《中华人民共和国教育法》、《义务教育法》和《学籍管理条例》等法律法规，结合本校的具体情况，制定本制度。学籍档案是记录学生个人基本信息、学习经历及发展情况的重要文件，是学校进行教育管理和服务的重要依据。

第二章目标与适用范围

2.1目标

本制度旨在：

1.规范小学学籍档案的管理流程，确保学籍信息的准确性和可靠性。

2.提高学籍档案管理的科学化、制度化水平，促进教育管理的高效性。

3.保障学生个人隐私和信息安全，为学生提供良好的成长环境。

2.2适用范围

本制度适用于本校所有在读学生的学籍档案管理工作，包括新生入学、在校学习、转学、毕业等环节。

第三章学籍档案的收集和归档

3.1学籍档案的内容

学籍档案应包括但不限于以下内容：

1.学生姓名、性别、出生日期、户籍所在地、家庭住址等基本信息。

2.学校入学通知书、学生登记表、身份证明复印件、健康档案等材料。

3.学习成绩单、评语、奖惩记录等学习过程的相关材料。

4.转学或毕业时的相关证明材料。

3.2收集流程

1.新生入学：新生在入学时需填写《学生入学登记表》，并提交相关证明材料，由班主任负责初步审核，并交由教务处进行归档。

2.在校学习：在校学生的学习成绩及其他相关信息应及时更新，教务处需定期与班主任沟通，确保信息的准确性。

3.转学及毕业：转学及毕业的学生需填写《转学申请表》或《毕业申请表》，并提供相关证明材料。教务处负责审核，并将材料归入学籍档案中。

第四章学籍档案的保管与维护

4.1保管责任

学籍档案由教务处专人负责保管。档案应存放在专用档案柜中，采取防火、防潮、防盗等措施，确保档案的安全。

4.2档案编号与登记

每个学生的学籍档案须逐一编号登记，档案信息应进行定期核对。每学期结束前，教务处需进行一次全面检查，确保档案的完整性和准确性。

4.3档案维护

如发现档案信息有误，须及时进行更正，并记录更正原因及时间。更正记录由教务处保存，以备查阅。

第五章学籍档案的查阅与利用

5.1查阅权限

1.内部查阅：教职员工可根据工作需要查阅学籍档案，但须经教务处批准。

2.外部查阅：学生或家长如需查阅学籍档案，需提交书面申请，经教务处审核批准后方可查阅。

5.2查阅流程

查阅者需填写《学籍档案查阅申请表》，并提供身份证明。查阅过程中，严禁对档案进行涂改、圈划及拆换，查阅后应及时归还。

第六章学籍档案的转递与销毁

6.1档案转递

1.转学转递：学生转学时，教务处应负责将学籍档案密封转递至新学校，禁止个人携带。

2.内部调动：如有教职工调动，需填写《档案转递申请表》，并由教务处审核后进行转递。

6.2档案销毁

学生毕业后，学籍档案应按规定保存至规定年限，若需销毁，须由教务处报请校长批准，销毁前需记录档案销毁情况。

第七章监督与评估机制

7.1监督机制

1.学校应定期对学籍档案的管理情况进行检查，确保各项制度的落实。

2.教务处需定期向校领导汇报学籍档案管理工作，提出改进意见。

7.2评估机制

1.每学年结束后进行学籍档案管理工作总结，评估制度的执行情况及效果。

2.根据总结情况，适时修订和完善学籍档案管理制度，以提高管理水平。

第八章附则

1.本制度由教务处负责解释，自颁布之日起实施。

2.本制度如需修订，须经教务处和校领导共同讨论决定，并及时向全校师生公布。

通过以上制度的建立与实施，旨在规范小学学籍档案的管理，确保学籍信息的准确、安全与有效利用，为学生的健康成长和学校的教育管理提供有力支持。