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软件公司费用报销管理制度

一、目的

为了规范公司的费用报销流程，加强财务管理，明确费用报销的标准、范围和审批权限，确保公司资金的合理使用，特制定本费用报销管理制度。

（一）适用范围

本制度适用于公司全体员工在业务活动中所发生的各项费用报销。

二、费用报销原则

（一）真实性原则

1.员工报销的费用必须真实发生，且与公司业务相关。报销凭证必须合法、有效，严禁虚构费用或使用虚假发票进行报销。

（二）合规性原则

1.费用支出必须符合国家法律法规、公司财务制度以及相关的政策规定。对于不符合规定的费用，一律不得报销。

（三）及时性原则

1.员工应在费用发生后的规定时间内完成报销手续。一般情况下，费用发生后应在一个月内提交报销申请，特殊情况需提前说明并经批准。逾期未报销的费用，原则上不予受理，特殊情况需经管理层审批。

（四）预算控制原则

1.各项费用支出应在公司预算范围内进行。部门负责人和财务部门应严格控制费用，对于超出预算的费用，需经过特殊审批程序方可报销。

三、费用报销分类及标准

（一）差旅费

1.交通费用

-员工因公务出差乘坐交通工具的费用，按照公司规定的等级标准报销。例如，飞机可乘坐经济舱，火车可乘坐硬卧及以上席位等。特殊情况需乘坐高级别交通工具的，应事先经上级领导批准。

-市内交通费用可凭实际发生的交通票据报销，如出租车发票、地铁充值发票、公交发票等。对于采用网约车出行的，应提供行程明细和发票。

2.住宿费用

-根据出差目的地的不同，制定相应的住宿费用标准。员工应在标准范围内选择合适的住宿场所，并提供正规的住宿发票。发票应注明住宿日期、住宿人员姓名、住宿地点等信息。

3.餐饮补贴

-按照出差天数给予一定的餐饮补贴标准。一般情况下，餐饮补贴无需提供发票，但应在报销单中注明出差起止日期和天数。如因业务需要发生招待餐费的，应按照招待费的相关规定进行报销。

（二）业务招待费

1.公司因业务经营需要发生的招待客户、合作伙伴等的费用支出。业务招待费应事先填写招待申请单，注明招待对象、事由、预计费用等信息，经部门负责人和管理层批准后方可进行。

2.招待费用报销时应提供正规发票，并注明招待事项、时间、地点等。招待费用的报销标准应严格按照公司规定执行，不得超标准报销。

（三）办公用品费

1.员工因工作需要购买办公用品的费用。办公用品的采购应遵循公司的采购流程，在指定的供应商或渠道购买。报销时需提供采购清单、发票等凭证。对于大额办公用品采购，应签订采购合同并按照合同约定进行报销。

（四）通讯费

1.员工因工作产生的通讯费用，按照公司规定的补贴标准进行报销。员工需提供通讯费用发票，如手机话费发票、网络通讯费发票等。对于超出补贴标准的部分，如因特殊业务需要产生的额外通讯费用，需经部门负责人批准后可报销。

（五）培训与会议费

1.员工参加外部培训或公司组织的内部培训所产生的费用，包括培训课程费用、教材费、场地租赁费等。培训费用报销应提供培训通知、发票、培训证书（如有）等相关资料。

2.公司举办或参加各类会议所产生的费用，如会议场地租金、会议设备租赁费、会议资料费等。会议费用报销需提供会议通知、会议议程、发票等凭证。

四、费用报销流程

（一）填写报销单

1.员工根据实际发生的费用，填写费用报销单。报销单应详细填写费用发生的日期、事由、金额、支付方式等信息，并按照费用类别进行分类填写。同时，将相关的报销凭证粘贴在报销单后面，确保凭证的整洁、完整、清晰。

（二）部门负责人审核

1.员工将填写好的报销单提交给所在部门负责人进行审核。部门负责人应审核费用的真实性、合理性以及是否符合公司规定和部门预算等情况。审核无误后，在报销单上签字确认。

（三）财务审核

1.部门负责人审核通过后，报销单提交至财务部门进行审核。财务人员主要审核报销凭证的合法性、有效性、费用计算的准确性以及是否符合财务制度等方面的内容。如发现问题，应及时与报销人员沟通并要求补充或更正相关资料。

（四）管理层审批

1.对于超过一定金额或涉及重要事项的费用报销，需经管理层审批。管理层应根据公司的经营情况和财务政策，对费用报销进行综合审批。审批通过后，在报销单上签字确认。

（五）报销支付

1.经过上述审核和审批流程后，财务部门根据公司的资金安排进行报销支付。支付方式一般采用银行转账方式，直接将报销款项支付到员工的个人银行账户中。特殊情况下，如小额现金报销等，可按照公司规定的现金支付流程进行支付。

五、费用报销的监督与检查

（一）内部审计

1.公司定期进行内部审计，对费用报销情况进行检查。审计内容包括费用报销的真实性、合规性、审批流程的执行情况以及费用预算的控制情况等。审计结果应向公司管理层