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软件公司项目文档管理制度

一、目的

为规范软件公司项目文档的管理，确保项目文档的完整性、准确性、及时性和安全性，提高项目文档的利用价值，为项目的顺利进行、验收交付以及后续维护等提供有力支持，特制定本项目文档管理制度。

（一）适用范围

本制度适用于公司内部所有软件项目从立项到结束全过程中产生的各类文档的管理。

二、项目文档管理原则

（一）完整性原则

1.项目文档应涵盖项目的各个阶段、各个方面，包括项目启动、需求分析、设计、开发、测试、部署、验收以及维护等环节产生的所有相关文档。确保文档内容完整，无遗漏、无缺失，能够全面反映项目的全貌和过程。

（二）准确性原则

1.文档中的信息必须真实、准确、可靠，与项目实际情况相符。数据、图表、描述等内容应经过严格的审核和验证，避免出现错误、虚假或误导性的信息。文档的格式、规范和术语应统一、标准，符合公司和行业的相关要求。

（三）及时性原则

1.文档的编制、更新和提交应与项目进度同步，及时记录项目过程中的重要信息和变化情况。在项目的每个关键节点或阶段完成后，应及时生成相应的文档，并按照规定的时间和流程进行审核、审批和归档。避免文档滞后于项目实际进展，导致信息缺失或不准确。

（四）安全性原则

1.对项目文档进行严格的安全管理，确保文档的必威体育官网网址性、完整性和可用性。采取必要的技术手段和管理措施，如访问控制、加密存储、备份恢复等，防止文档被非法访问、篡改、损坏或丢失。根据文档的敏感程度和重要性，设置不同的访问权限和必威体育官网网址级别。

（五）可追溯性原则

1.建立文档的追溯机制，确保文档的来源、变更历史和使用情况等信息可查询、可追溯。对文档的每一次修改、审批和分发都应进行详细记录，以便在需要时能够快速准确地了解文档的演变过程和相关背景信息。

三、项目文档管理组织与职责

（一）文档管理委员会

1.由公司高层领导、项目管理部门负责人、质量保证部门负责人以及相关业务部门代表组成。负责制定项目文档管理的战略方针和政策，审批重大项目文档管理决策和方案，协调解决跨部门、跨项目的文档管理问题和冲突。

（二）文档管理员

1.在项目管理部门或指定的文档管理部门设立文档管理员岗位，负责项目文档的日常管理工作。包括文档的收集、整理、分类、编号、存储、保管、借阅、分发、更新、销毁以及文档管理系统的维护等。文档管理员应具备良好的文档管理知识和技能，熟悉公司的文档管理流程和相关工具。

（三）项目经理

1.是项目文档管理的第一责任人，负责组织项目团队成员按照公司文档管理要求编制项目文档，并确保文档的质量和及时性。对项目文档进行审核和审批，监督文档的执行情况，协调解决文档管理过程中出现的问题。在项目结束后，负责组织项目文档的移交和归档工作。

（四）项目团队成员

1.根据项目分工和文档编制计划，负责各自工作范围内文档的编制和提交。确保文档内容符合要求，格式规范统一。积极配合文档管理员和项目经理进行文档的管理和审核工作，及时更新和完善文档内容。对文档的真实性和准确性负责。

四、项目文档分类与编号

（一）文档分类

1.根据项目文档的性质、用途和阶段，将项目文档分为项目管理文档、项目技术文档、项目商务文档和项目验收文档等几大类。每一大类文档又可细分为若干小类，如项目管理文档可分为项目计划文档、项目会议文档、项目报告文档等。建立详细的文档分类目录，明确各类文档的包含内容和范围。

（二）文档编号

1.为每一份项目文档赋予唯一的编号，以便于文档的识别、存储、检索和管理。文档编号应遵循一定的规则和格式，例如采用项目代号+文档类别代码+流水号的方式进行编制。确保编号的系统性、唯一性和可扩展性，同时在文档的封面、页眉、页脚等位置标注文档编号信息。

五、项目文档编制与审核

（一）文档编制规范

1.制定统一的项目文档编制规范，包括文档的格式要求、内容结构、编写风格、图表绘制、术语使用等方面。文档编制规范应符合国家和行业相关标准，同时结合公司的实际情况和项目特点进行制定。为项目团队成员提供文档编制模板和示例，指导其进行文档编制工作。

（二）文档审核流程

1.建立严格的文档审核流程，确保文档的质量和准确性。文档在提交前，应经过项目团队成员的自审、互审以及项目经理的审核。对于重要的文档，还需经过相关业务部门负责人、质量保证部门或外部专家的审核。审核人员应在规定的时间内对文档进行审查，提出修改意见和建议，并记录审核结果。文档编制人员应根据审核意见及时修改完善文档，直至文档通过审核。

六、项目文档存储与保管

（一）存储介质与设备

1.选择安全可靠的存储介质和设备来保存项目文档，如服务器硬盘、网络存储设备、磁带库等。定期对存储设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行和数据安全。采用冗余存储和备份机制，防止