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档案三合一制度

第一章总则

为规范公司档案管理，提高档案利用效率，保护档案安全，依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，特制定本《档案三合一制度》。本制度旨在将人事档案、财务档案和业务档案进行整合管理，实现档案信息的共享与高效利用，促进公司管理水平的提升。

第二章制度目标

1.提高档案管理效率：通过三合一管理模式，实现档案信息的集中存储与管理，减少重复劳动，提升工作效率。

2.保障档案安全性：确保档案在收集、存储、查阅等环节的安全，避免档案丢失、损毁或泄露。

3.实现信息共享：打破部门壁垒，实现各类档案的有效整合，促进信息的互通与共享，支持公司决策与业务发展。

4.遵循法规要求：确保档案管理行为符合国家法律法规及行业标准，避免法律风险。

第三章适用范围

本制度适用于公司所有部门的档案管理工作，包括但不限于以下内容：

1.人事档案：员工的个人信息、考核记录、培训资料等。

2.财务档案：财务报表、发票、合同等相关财务资料。

3.业务档案：项目资料、客户合同、市场调研报告等。

第四章档案管理规范

4.1档案的收集与归档

1.各部门需定期提交相关档案材料，包括但不限于：

-人事部门：员工登记表、个人简历、劳动合同、考核材料等。

-财务部门：发票、报表、合同、付款记录等。

-业务部门：项目计划、客户资料、市场调研报告等。

2.收集的档案材料应确保字迹清晰、内容完整。各部门负责人对提交的材料真实性和完整性负责。

3.档案材料需在规定时间内归档，由综合服务部进行统一整理，并按照相关标准进行编号和分类。

4.2档案的保管

1.所有档案需存储在专用档案库房，库房应符合安全、防火、防潮等要求，且需由专人负责管理。

2.档案库房的出入需登记，未经授权的人员不得随意进入。

3.每年定期对档案进行检查和核对，确保档案的完整性和安全性。

4.3档案的查阅与借用

1.员工及外部人员如需查阅或借用档案，需向综合服务部提出申请，并填写相关登记表。

2.档案原则上不外借，特殊情况需经公司高层批准。借用档案时，借用人需承担相应的责任，并确保档案的安全。

3.查阅档案时，应遵循必威体育官网网址制度，不得对档案进行涂改、圈划或拆换。查阅结束后需及时归还，并填写查阅记录。

4.4档案的转递

1.档案转递需由综合服务部负责，所有转递档案应进行密封处理，并填写转递通知单。

2.转递档案时，需通过机要渠道进行，确保档案安全。

3.对转进的档案，应及时核对无误，并办理通知单回执，确保档案的完整性。

第五章监督机制

5.1监督检查

1.定期对档案管理工作进行监督检查，确保各项规定的落实情况。

2.监督小组由综合服务部牵头，成员可由各部门代表组成，确保各方意见的反馈与交流。

5.2记录与反馈

1.建立档案管理记录，详细记录档案的收集、归档、查阅及借用情况。

2.设立反馈机制，员工可对档案管理工作提出改进建议，综合服务部需定期收集和整理反馈意见，并进行分析和改进。

5.3评估与改进

1.每年度对档案管理工作进行评估，分析实施效果，提出改进措施。

2.根据评估结果，适时修订本制度，确保其持续适应公司发展及外部环境变化。

第六章附则

1.本制度由综合服务部负责解释，自发布之日起实施。

2.本制度如需修订，由综合服务部提出修订草案，经公司高层审核批准后实施。

3.本制度的实施情况将纳入年度考核，作为各部门绩效评估的重要依据。

结语

通过实施《档案三合一制度》，我们期待能在提升公司档案管理效率、保障档案安全及实现信息共享等方面取得显著成效，促进公司整体管理水平的提升。希望各部门能积极配合，共同推动制度的落实与执行，为公司的长远发展奠定基础。